Hartnäckig hält sich das Gerücht, Arbeitnehmer seien dazu verpflichtet, ihre Gehalts- und Lohnabrechnungen für 10 Jahre oder sogar bis zum Renteneintritt aufzubewahren. Doch ist dem wirklich so? Ob es tatsächlich ein Pflicht zur Aufbewahrung gibt und warum es im Zweifelsfall sinnvoll ist, Gehaltsabrechnungen auch über viele Jahre aufzubewahren, erfahren Sie in diesem Beitrag.

Informationen zur Aufbewahrungspflicht von Gehaltsabrechnungen

Eine gesetzliche Pflicht zur Aufbewahrung von Lohn- und Gehaltsabrechnungen gibt es zwar für Arbeitgeber, jedoch nicht für Arbeitnehmer. Dennoch ist es sinnvoll, lohnrelevante Unterlagen langfristig aufzubewahren.

Keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht für Arbeitnehmer

Eine gesetzliche Pflicht zur Aufbewahrung von Lohn- und Gehaltsabrechnungen gibt es für Arbeitnehmer nicht. Lediglich Unternehmen sind dazu verpflichtet, alle lohnrelevanten Unterlagen eines Beschäftigten für mindestens 6 Jahre aufzubewahren.

Die häufig vorherrschende Annahme, Arbeitnehmer müssten ihre Lohn- und Gehaltsrechnungen für zehn Jahre oder sogar bis zum Renteneintritt aufbewahren, ist demnach falsch. Dennoch ist es ratsam, seine Gehaltsabrechnungen zumindest für eine gewisse Zeit aufzubewahren und diese nicht direkt zu entsorgen.

Gehaltsabrechnungen dienen nicht nur dazu, den Verdienst und geleistete Steuerzahlungen und Sozialversicherungsbeiträge nachzuweisen. Auch in vielen anderen Fällen kann es erforderlich sein, aktuelle oder auch vergangene Gehaltsabrechnungen vorzulegen.

Warum sollten Gehaltsabrechnungen aufbewahrt werden?

Gehalts- und Lohnabrechnungen dienen Arbeitnehmern in erster Linie dazu, das vom Arbeitgeber gezahlte Gehalt nachzuvollziehen. So wird die gezahlte Gesamtsumme genau aufgeschlüsselt und lässt sich schnell und einfach überprüfen.

Doch auch wenn auf den ersten Blick alles stimmig aussieht, sollten Gehaltsabrechnungen nicht direkt in den Müll wandern.

Planen Arbeitnehmer beispielsweise einen Kredit aufzunehmen oder wollen einen Mietvertrag abschließen, wird häufig ein Gehaltsnachweis gefordert. In der Regel werden hierfür die Gehaltsnachweise der letzten drei Monate verlangt. Zwar ließen sich die Einkünfte auch über einen Kontoauszug nachweisen, doch allgemein hin werden hierfür nach wie vor meist Gehalts- und Lohnabrechnungen gefordert.

Darüber hinaus kann es notwendig sein, nicht nur das Gehalt, sondern insbesondere die Beiträge zur Rentenversicherung zu einem späteren Zeitpunkt nachzuweisen.

Auch wenn Arbeitgeber grundsätzlich alle relevanten Informationen automatisch an die Rentenkasse melden, kann es durchaus passieren, dass wichtige Unterlagen im Laufe der Zeit verloren gehen. Ohne die Gehaltsabrechnungen der betreffenden Jahre kann es schwierig werden, die Beitragszahlungen nachzuweisen. Insbesondere dann, wenn die Beschäftigung schon lange zurückliegt.

So lange sollten Sie Gehaltsabrechnungen aufbewahren

Die Meinungen darüber, wie lange Arbeitnehmer Gehaltsabrechnungen aufbewahren sollten, gehen teils weit auseinander.

So empfiehlt die Stiftung Warentest beispielsweise, lediglich die Gehaltsabrechnungen des laufenden Kalenderjahres aufzubewahren.

Sobald die elektronische Lohnsteuerbescheinigung am Ende des Jahres geprüft sei und keine Fehler gefunden wären, könnten die monatlichen Abrechnungen des betreffenden Jahres entsorgt werden.

Die Deutsche Rentenversicherung sieht das hingegen komplett anders. Laut ihr sollten Arbeitnehmer, welche in der gesetzlichen Rentenversicherung versichert sind, Gehaltsabrechnungen und andere relevante Unterlagen so lange aufbewahren, bis die Rentenansprüche geklärt und bestätigt seien.

Die Spanne liegt demnach zwischen einem Jahr und bis zu 45 Jahren – abhängig davon, wem man Glauben schenkt und wie lange man berufstätig war.

Doch wie lange sollte man nun als Arbeitnehmer seine Lohn- und Gehaltsabrechnungen aufbewahren? Unser Tipp lautet:

Bewahren Sie sämtliche Gehaltsabrechnungen, Lohnsteuerbescheinigungen und weitere relevante Lohnunterlagen bis zum Renteneintritt auf. Auch wenn sich über die Jahre hunderte Seiten an Dokumenten ansammeln können, passen diese im Regelfall dennoch problemlos in einen oder maximal zwei Aktenordner. Auf diese Weise sind Sie in jedem Fall auf der sicheren Seite und können auch noch Jahrzehnte später genauestens nachweisen, welche Beiträge in welchem Zeitraum geleistet wurden.

Darüber hinaus steht es Arbeitnehmern frei, Gehaltsabrechnungen und weitere Unterlagen dieser Art digital zu verwahren. Es ist nicht notwendig, die Originalunterlagen aufzubewahren.

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Gehaltsabrechnungen digital oder analog aufbewahren?

Grundsätzlich steht es Arbeitnehmern frei, ob sie ihre Gehaltsabrechnungen im Original, als Kopie oder auch als digitale Kopie aufbewahren möchten. Wer Platz sparen möchte, kann als durchaus seine Gehalts- und Lohnabrechnungen digitalisieren und digital aufbewahren.

Es empfiehlt sich aus unserer Sicht dennoch, zumindest die Belege des aktuellen Kalenderjahres im Original aufzubewahren. Bei digitalen Sicherungen sollte zudem darauf geachtet werden, dass diese ordnungsgemäß gelagert werden. Auch Festplatten und USB-Sticks können mit der Zeit kaputtgehen.

Im Idealfall sollte daher mindestens eine Sicherungskopie erstellt und in regelmäßigen Abständen ersetzt und auf einen neuen Datenträger verbracht werden.

Wer auf eine physische Aufbewahrung der Gehaltsabrechnungen setzt, der kann einfache Dokumentenmappen oder Aktenordner verwenden.