Abmahnung per E-Mail: Rechtlich zulässig?

Erhalten Arbeitnehmer eine Abmahnung, so ist die Sorge vor möglichen Konsequenzen groß. Doch wie verhält es sich mit einer Abmahnung, die lediglich per E-Mail zugestellt wurde? Ob eine solche Abmahnung rechtsgültig ist, ab wann sie als zugestellt gilt und wie Sie einer Abmahnung widersprechen können, erfahren Sie in diesem Beitrag.

Abmahnung grundsätzlich auch per E-Mail zulässig

Eine Abmahnung unterliegt im Arbeitsrecht keinen spezifischen Formvorschriften. So kann eine Abmahnung nicht nur schriftlich, sondern auch mündlich erfolgen. Auch eine Abmahnung per E-Mail ist daher problemlos möglich und rechtsgültig. Eine Kündigung hingegen kann nicht per E-Mail ausgesprochen werden ¹.

Arbeitgeber müssen jedoch auch beim Versand einer Abmahnung per E-Mail einige Voraussetzungen erfüllen. So muss unter anderem nachgewiesen werden, dass die Abmahnung den Empfänger auch tatsächlich erreicht hat. Der bloße Nachweis über den Versand reicht in diesem Fall nicht aus ².

Genau hier liegt die Schwierigkeit für den Arbeitgeber: Es ist nur sehr schwer möglich, den Erhalt einer E-Mail nachzuweisen. Im Regelfall wird der Erhalt einer E-Mail in diesem Kontext unter folgenden Bedingungen anerkannt:

• Der Empfänger sendet eine vom Arbeitgeber angeforderte Lesebestätigung
• Der Empfänger reagiert beziehungsweise antwortet auf die E-Mail

Als Arbeitnehmer sind Sie zudem nicht dazu verpflichtet, einen E-Mail-Anhang zu öffnen. Für Arbeitgeber empfiehlt es sich daher nicht, eine Abmahnung ausschließlich digital zu versenden ³.

Doch Vorsicht: Da eine Abmahnung auch mündlich erfolgen kann, könnte der Arbeitgeber im Zweifelsfall behaupten, dass er neben dem Versand einer E-Mail die Abmahnung zusätzlich persönlich in einem Gespräch ausgesprochen hat. In diesem Fall ist es schwierig, dem Arbeitgeber das Gegenteil zu beweisen.

Voraussetzungen für eine digitale Abmahnung

Damit eine Abmahnung rechtsgültig ist, muss keine bestimmte Form gewahrt werden. Es gibt jedoch dennoch einige Voraussetzungen, die erfüllt sein müssen. So muss eine Abmahnung im Arbeitskontext die folgenden Elemente enthalten:

• Die konkrete Beschreibung des Vorwurfs
• Die exakte Benennung der begangenen Pflichtverletzung
• Die Aufforderung zur künftigen Unterlassung des abgemahnten Verhaltens
• Die Androhung zu erwartender Konsequenzen bei Nichteinhaltung der Aufforderung

Zudem muss der Abgemahnte ausdrücklich in dem Schreiben genannt werden. Es muss nicht nur ersichtlich sein, worin der Vorwurf besteht, sondern auch wem dieser angelastet wird.

Widerspruch gegen Abmahnung per E-Mail

Gegen eine Abmahnung können Arbeitnehmer jederzeit Widerspruch einlegen und eine Gegendarstellung einreichen. Zu beachten ist selbstverständlich, dass eine Abmahnung per E-Mail als zugestellt gilt, sobald Sie in irgendeiner Form auf eben diese Abmahnung reagieren.

Eine Frist für den Widerspruch gegen eine Abmahnung gibt es nicht. Es ist Arbeitnehmern daher möglich, auch lange Zeit nach Aussprache der Abmahnung eine entsprechende Gegendarstellung einzureichen. Grundsätzlich können Sie auch per E-Mail widersprechen. Wir empfehlen jedoch die persönliche Zustellung oder den postalischen Versand – im Zweifelsfall per Einschreiben.

Arbeitgeber per E-Mail abmahnen

Vielen Beschäftigten ist nicht bekannt, dass Abmahnungen nicht nur von Arbeitgebern ausgesprochen werden können. Auch Arbeitnehmer können im Falle einer Pflichtverletzung ihren Vorgesetzten oder Arbeitgeber abmahnen. In diesem Fall wäre es ebenfalls möglich, die Abmahnung per E-Mail auszusprechen.

Jedoch stehen Sie als Arbeitnehmer vor demselben Problem wie ein Arbeitgeber, der eine Abmahnung versendet: die Nachweisschwierigkeit beim digitalen Versand. Falls Sie also Ihren Arbeitgeber abmahnen möchten, sollten Sie dies auf dem klassischen Weg tun: persönlich oder per Einschreiben.