Das Vorstellungsgespräch ist gut gelaufen und Sie können es kaum erwarten, endlich die Zusage für den neuen Job zu bekommen. Doch dann das: Funkstille. Das Unternehmen meldet sich einfach nicht mehr zurück und Sie werden zunehmend nervöser. Warum eine späte Rückmeldung kein schlechtes Zeichen sein muss, wie lange Sie warten sollten, bevor Sie den Arbeitgeber um eine Rückmeldung bitten und wie Sie dabei am besten vorgehen, erfahren Sie in diesem Beitrag.

Das Wichtigste in Kürze

Es kann durchaus mehrere Wochen dauern, bis sich ein Unternehmen nach einem Vorstellungsgespräch zurückmeldet. Eine lange Wartezeit muss kein schlechtes Zeichen sein und bedeutet meist lediglich, dass das Bewerbungsverfahren noch nicht abgeschlossen ist.

Wann kommt die Rückmeldung nach einem Vorstellungsgespräch?

Das Vorstellungsgespräch ist ein wichtiger Schritt im Bewerbungsverfahren und entscheidet in der Regel darüber, ob sich ein Unternehmen für oder gegen einen Bewerber entscheidet. Es ist absolut verständlich, dass sich die meisten Bewerber eine möglichst schnelle Rückmeldung wünschen, um endlich Gewissheit zu haben.

Die Spanne, in welcher sich Unternehmen nach einem Vorstellungsgespräch mit dem Bewerber in Verbindung, ist groß und reicht von wenigen Tagen bis hin zu mehreren Wochen.

Gerade in größeren Unternehmen kann es durchaus bis zu acht Wochen dauern, bis die Bewerber das finale Feedback erhalten. Nach einem Probearbeiten erfolgt die Rückmeldung jedoch meist deutlich schneller.

Doch auch in kleineren Unternehmen können mitunter längere Wartezeiten entstehen. Gerade dann, wenn es sich um eine Stelle mit hohem Anforderungsprofil handelt, oder das Unternehmen eine große Anzahl an Bewerbungen erhalten hat. Je größer die Nachfrage bei potenziellen Arbeitnehmern ist, desto länger dauert in der Regel auch das Bewerbungsverfahren.

Als Bewerber sollten Sie idealerweise gleich am Ende des Bewerbungsgesprächs fragen, wann Sie in etwa mit einer Rückmeldung rechnen können. In den meisten Fällen wird Ihnen der Personaler zumindest einen groben Zeitraum nennen können.

Lange Wartezeit ist nicht unbedingt ein schlechtes Zeichen

Wer nach einigen Tagen oder Wochen noch keine Rückmeldung bekommen hat, sollte nicht gleich nervös werden. Längere Wartezeiten sind nicht unbedingt ein Anzeichen dafür, dass Sie es nicht in die nächste Runde geschafft haben.

Auch sollten Sie darauf verzichten, das Unternehmen bereits nach kurzer Zeit erneut zu kontaktieren, um den aktuellen Stand Ihrer Bewerbung in Erfahrung zu bringen.

Ausnahmen bestehen jedoch dann, wenn das Unternehmen eine Ihnen mitgeteilte Frist verstreichen lässt, oder Sie aufgrund weiterer Bewerbungen darauf angewiesen sind, zeitnah eine finale Rückmeldung zu erhalten.

Gründe für längere Wartezeiten

Es gibt zahlreiche gute Gründe, warum die Rückmeldung nach einem Vorstellungsgespräch etwas länger auf sich warten lässt. Die meisten Unternehmen bemühen sich, die Bewerber möglichst zeitnah über ihre Entscheidung zu informieren – das gilt insbesondere für Absagen.

Wird dem Arbeitgeber nach dem Bewerbungsgespräch klar, dass ein Bewerber für die Stelle ungeeignet ist, vergehen in den meisten Fällen nur wenige Tage, bis die Absage erfolgt.

Gibt es stattdessen mehrere Bewerber, die ernsthaft für die Stelle infrage kommen, kann sich das Auswahlverfahren länger hinziehen, sodass die finale Rückmeldung erst später erfolgt.

1. Viele Bewerber

Ein hoher Bewerberandrang kann dazu führen, dass besonders jene Kandidaten, welche zu einem frühen Zeitpunkt der Bewerbungsphase eingeladen wurden, lange auf eine Rückmeldung warten müssen.

Unternehmen sind bestrebt, offene Stellen bestmöglich zu besetzen und führen daher teilweise dutzende Gespräche mit verschiedenen Bewerbern. Hierbei nehmen nicht nur die Bewerbungsgespräche selbst Zeit in Anspruch, sondern auch die abschließenden Beurteilungen.

2. Bewerbungsprozess noch nicht abgeschlossen

Handelt es sich um eine Stelle, deren Besetzung für das Unternehmen nicht sonderlich zeitkritisch ist, können Bewerbungsprozesse mitunter mehrere Monate dauern.

In einigen Fällen schreiben beispielsweise interne Richtlinien vor, dass eine Mindestanzahl an Bewerbungen im Verfahren berücksichtigt werden muss. Kann diese Anzahl nicht zeitnah erreicht werden, können sich mitunter starke Verzögerungen ergeben.

3. Komplizierter Entscheidungsprozess

In der Regel sind mehrere Personen oder Abteilung am Entscheidungsprozess beteiligt. Die Koordination kann eine Herausforderung darstellen und zu Verzögerungen führen. Insbesondere dann, wenn es unterschiedliche Meinungen gibt.

4. Interne Verzögerungen

Auch interne Verzögerungen können dazu führen, dass die Rückmeldung lange auf sich warten lässt. Ist ein Entscheider aus gesundheitlichen Gründen verhindert oder im Urlaub, kann auch dies ein Grund für eine verspätete Rückmeldung sein.

5. Überlastete Personalabteilung

Gerade in größeren Unternehmen kann es vorkommen, dass die Personalabteilung so überlastet ist, dass sie mit der Arbeit schlichtweg nicht mehr hinterherkommt und Rückmeldungen auf die lange Bank schiebt, um sich auf aus unternehmerischer Sicht wichtigere Aufgaben zu konzentrieren.

Gerade wenn es darum geht, zentrale Positionen im Unternehmen neu zu besetzen, werden weniger wichtige Stellen entsprechend schnell vernachlässigt.

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Eigenständig um eine Rückmeldung bitten

Bevor Sie sich aktiv um eine Rückmeldung bemühen, sollten Sie zunächst etwas Zeit verstreichen lassen. Wie wir gelernt haben, brauchen auch Unternehmen eine gewisse Zeit, um sich für einen Bewerber zu entscheiden.

Wenn Sie ungeduldig sind und nicht tatenlos abwarten möchten, bis man Ihnen Feedback zu Ihrem Vorstellungsgespräch gibt, können Sie ein Dankschreiben verfassen und sich für die Einladung und das freundliche Gespräch bedanken. Je nach Art des Unternehmens und abhängig davon, wie der verantwortliche Personaler gestrickt ist, kann ein solches Schreiben dazu beitragen, in besonders guter Erinnerung behalten zu werden.

Wie lange Sie nach dem Vorstellungsgespräch warten sollten, bevor Sie um eine Rückmeldung bitten, kommt immer auf den Einzelfall an und lässt sich nicht pauschal sagen.

Hat man Ihnen einen ungefähren Wartezeitraum genannt, sollten Sie diesen zunächst verstreichen lassen, bevor Sie den Kontakt suchen.

Andernfalls ist es empfehlenswert, etwa zwei Wochen lang auf eine Rückmeldung zu warten und erst dann das Unternehmen selbständig zu kontaktieren.

1. Telefonisch um Rückmeldung bitten

In den meisten Fällen empfiehlt es sich, Ihren Ansprechpartner telefonisch zu kontaktieren. Ein Telefonat ist nicht nur persönlicher als eine E-Mail, sondern bietet auch den Vorteil, dass Sie sofort eine Antwort auf Ihre Frage erhalten.

Vertröstet man Sie während des Telefonats, können Sie zumindest ungefähr in Erfahrung bringen, wann mit einer endgültigen Entscheidung zu rechnen ist.

Ein entsprechendes Telefonat können Sie beispielsweise nach folgender Vorlage einleiten:

„Guten Tag Frau/Herr […],

Hier spricht […].

Ich rufe an, um mit Ihnen über das Vorstellungsgespräch zu sprechen, das wir am […] für die Stelle als […] geführt haben.

Ich habe bislang leider noch nichts von Ihnen gehört und wollte mich einfach mal erkundigen, wie aktuell der Stand der Dinge ist.“

2. Rückmeldung per E-Mail anfragen

Auch lässt sich eine Rückmeldung per E-Mail erbitten. Hier sind Sie jedoch darauf angewiesen, dass Ihr Ansprechpartner die Mail auch zeitnah bearbeitet. Lässt die Antwort auf diese Mail genauso lange auf sich warten, wie die eigentliche Rückmeldung, ist Ihnen damit nicht geholfen.

Daher empfiehlt es sich in den meisten Fällen, zunächst telefonisch Kontakt aufzunehmen. Ist Ihr Ansprechpartner telefonisch nicht zu erreichen oder bevorzugt die Kommunikation per E-Mail, können Sie eine Rückmeldung nach folgender Muster-Mail erbitten:

„Sehr geehrte/r Frau/Herr,

ich möchte mich zunächst noch einmal herzlich für das angenehme Vorstellungsgespräch am […] bedanken.

Da das Gespräch bereits einige Zeit zurückliegt, wollte ich mich nach dem aktuellen Stand meiner Bewerbung erkundigen.

Ich verstehe natürlich, dass solche Entscheidungsprozesse Zeit in Anspruch nehmen, würde mich jedoch über eine kurze Rückmeldung sehr freuen.

Falls es weitere Fragen gibt oder Sie zusätzliche Informationen benötigen, stehe ich Ihnen selbstverständlich gerne zur Verfügung.

Ich freue mich auf Ihre Rückmeldung und danke Ihnen im Voraus für Ihre Zeit und Mühe.


Freundliche Grüße
[…]“

Seien Sie auf alles vorbereitet

Gerade wenn Sie telefonisch nach dem aktuellen Stand Ihrer Bewerbung fragen, sollten Sie auf alles vorbereitet sein.

Unter Umständen müssen Sie mit einer Absage umgehen, die Sie eigentlich nicht erwartet hätten. Genauso gut ist es aber auch möglich, dass Sie überraschend eine Zusage erhalten und Ihr potenzieller neuer Arbeitgeber nun von Ihnen erwartet, dass Sie Ihrerseits sofort eine Entscheidung treffen.

Auch ist es möglich, dass man Sie lediglich vertröstet und Ihnen mitteilt, dass bislang noch keine abschließende Entscheidung getroffen wurde.

1. So reagieren Sie auf eine positive Rückmeldung

Lässt eine Rückmeldung lange auf sich warten, löst das bei den meisten Bewerbern ein eher ungutes Gefühl aus. Umso schöner kann es sein, wenn sich dann auf Nachfrage herausstellt, dass sich das Unternehmen für Sie entschieden hat und bislang lediglich versäumt hat, Ihnen die frohe Nachricht mitzuteilen.

Sie sollten sich daher vorher die Frage stellen, ob Sie ein etwaiges Jobangebot direkt annehmen wollen, oder womöglich doch noch etwas Bedenkzeit benötigen.

Beachten Sie jedoch auch, dass es Ihrem neuen Arbeitgeber negativ aufstoßen könnte, wenn Sie sich aktiv nach dem Stand der Bewerbung erkundigen und gleichzeitig um Bedenkzeit bitten, wenn Ihnen das Ergebnis mitgeteilt wird.

2. Wie Sie mit einer Absage umgehen sollten

Es ist vollkommen in Ordnung, bei einer Absage nach einem Vorstellungsgespräch zunächst niedergeschlagen und traurig zu sein. Sie sollten jedoch keinesfalls den Kopf hängen lassen und stattdessen versuchen, in Erfahrung zu bringen, warum es mit dem neuen Job nicht geklappt hat.

Fragen Sie Ihren Ansprechpartner nach den Gründen für die Absage und lassen Sie das Vorstellungsgespräch Revue passieren. Das kann Ihnen dabei helfen, etwaige Fehler in zukünftigen Vorstellungsgesprächen zu vermeiden.  

3. Wenn man Sie vertrösten will

In vielen Fällen erhalten Bewerber auf eine erste Nachfrage keine zufriedenstellende Antwort von ihrem Ansprechpartner. Das Bewerbungsverfahren ist vermutlich noch nicht vollständig abgeschlossen und es ist noch keine endgültige Entscheidung gefällt worden.

Sie können das Gespräch jedoch dazu nutzen, höflich nachzufragen, ob Sie sich immer noch Hoffnungen machen dürfen, oder ob es besser wäre, sich aktiv auf weitere Stellen zu bewerben.

Auch sollten Sie in jedem Fall nachfragen, wann Sie ungefähr mit einer finalen Antwort rechnen können und anschließend nachfassen, wenn bis zum genannten Termin noch immer keine Rückmeldung erfolgt ist.