Ein kleiner Fehler in der Buchhaltung reicht aus und schon geht auf dem Konto des Arbeitnehmers eine zu hohe Gehaltszahlung ein. Doch ist das wirklich ein Grund zur Freude? Bis wann Arbeitgeber zu viel gezahltes Gehalt zurückfordern können und wie Sie sich als Arbeitnehmer verhalten sollten, erfahren Sie in diesem Beitrag.

Das Wichtigste in Kürze

Bemerken Arbeitnehmer eine zu hohe Gehaltszahlung, müssen sie ihren Arbeitgeber darüber informieren. Dieser kann eine Rückerstattungen verlangen oder eine Verrechnung mit dem nächsten Gehalt vorschlagen. Nur in seltenen Fällen besteht kein Anspruch auf eine Rückerstattung seitens des Arbeitgebers.

Arbeitgeber kann zu viel gezahltes Gehalt zurückfordern

Aus einem Arbeitsvertrag ergeben sich Rechte und Pflichten für beide Parteien. Genau wie Arbeitnehmer gegen Ihren Arbeitgeber vorgehen können, wenn dieser zu wenig Gehalt auszahlt, haben auch Arbeitgeber das Recht, zu viel gezahltes Gehalt vom Arbeitnehmer zurückzufordern.

Dabei spielt es keine Rolle, ob der Fehler aufseiten des Arbeitgebers lag oder ob der Beschäftigte das Unternehmen getäuscht und so eine Überzahlung bewirkt hat.

Wie die Rückzahlung erfolgt, kann im Einzelfall zwischen Arbeitnehmer und -geber vereinbart werden. So kann der Arbeitgeber den Beschäftigten dazu auffordern, den Differenzbetrag per Überweisung zurückzuerstatten, oder man einigt sich darauf, den zu viel gezahlten Betrag mit der nächsten Lohn- oder Gehaltsabrechnung zu verrechnen. Zinsen müssen Sie auf den zu viel gezahlten Betrag nicht entrichten – unabhängig davon, wie lange die Überzahlung zurückliegt.

In diesem Fall muss zu viel gezahltes Gehalt nicht zurückgezahlt werden

Weiß der Arbeitgeber bereits bei der Auszahlung des Gehalts, dass dieses zu hoch ist, kann der zu viel gezahlte Betrag nicht ohne Weiteres zurückgefordert werden.

Die Kenntnis über zu viel gezahltes Gehalt kann beispielsweise dann angenommen werden, wenn der Arbeitgeber einem Beschäftigten Sonderzuschläge auszahlt, obwohl dieser während des Abrechnungszeitraums im Urlaub ist. Auch wenn einer Teilzeitkraft das Gehalt einer Vollzeitstelle ausgezahlt wird, weiß der Arbeitgeber bereits bei der Zahlung, dass der Auszahlungsbetrag zu hoch ist.

Allerdings muss der Arbeitgeber selbst Kenntnis über die Höhe des ausbezahlten Gehalts haben. Erfolgt die Auszahlung der Gehälter durch eine externe Stelle oder einen Buchhalter, so hat der Arbeitgeber selbst im Regelfall keine Kenntnis über die tatsächliche Höhe der Gehaltszahlungen. In diesem Fall greifen die genannten Ausnahmen nicht und der Arbeitnehmer ist zur Rückzahlung verpflichtet.

So sollten Sie sich als Arbeitnehmer verhalten

Sobald Sie als Arbeitnehmer bemerken, dass Ihnen Ihr Arbeitgeber zu viel Gehalt überwiesen hat, sind Sie dazu verpflichtet, diesen Fehler bei Ihrem Arbeitgeber zu melden. Kommen Sie dieser Pflicht nicht nach, verstoßen Sie gegen die Treuepflicht. Ein solcher Verstoß kann arbeitsrechtliche Konsequenzen wie eine Abmahnung oder im schlimmsten Fall eine fristlose Kündigung nach sich ziehen.

Hierbei ist es grundsätzlich unerheblich, wie hoch die Überzahlung ist. Handelt es sich lediglich um einen geringen Betrag, der Ihnen unter Umständen überhaupt nicht auffällt, sind keine arbeitsrechtlichen Konsequenzen zu erwarten. Dennoch sollten Sie jede überzahlte Summe, egal wie groß oder klein, unverzüglich melden, sobald Sie Kenntnis darüber erlangen.

Doch selbst wenn eine der genannten Ausnahmeregelungen greift und Sie den Differenzbetrag rein rechtlich womöglich behalten dürften, sollten Sie sich die Frage stellen, ob das Einbehalten der Summe Ihr Verhältnis zum Arbeitgeber nicht nachhaltig negativ beeinflusst.

Eine Überzahlung kann auch nach mehreren Monaten oder sogar Jahren entdeckt werden. Handelt es sich dann auch noch um eine höhere Summe, bei welcher klar anzunehmen ist, dass Ihnen die Überzahlung aufgefallen sein muss, kommt es mit Sicherheit zu einem ernsten Gespräch. Selbst wenn Sie arbeitsrechtlich nicht belangt werden können, lässt das Einbehalten des überzahlten Betrags Sie in keinem guten Licht dastehen.

Rückzahlung: Brutto oder netto?

Meldet der Arbeitnehmer seinem Unternehmen die Überzahlung, wird im Regelfall die Rückzahlung des zu viel gezahlten Betrags vereinbart. Doch welchen Betrag ist der Beschäftigte seinem Arbeitgeber schuldig? Schließlich hat der Arbeitgeber das Bruttogehalt um Summe X erhöht, während beim Arbeitnehmer nur die Nettosumme Y angekommen ist. Wer übernimmt also die Steuern und Sozialleistungen, die vom Arbeitgeber bereits gezahlt wurden?

Eine einheitliche Regelung gibt es hier nicht. Dennoch ist klar, dass dem Arbeitnehmer durch den Fehler seines Arbeitgebers kein finanzieller Nachteil entstehen darf. Daher ist es üblich, dass der Beschäftigte den zu viel gezahlten Nettolohn erstattet und der Arbeitgeber sich selbst darum kümmert, die Steuern und Sozialversicherungsbeiträge von den entsprechenden Stellen zurückzufordern.

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So lange kann überzahltes Gehalt zurückgefordert werden

Unter Umständen sind in Ihrem Arbeits- oder Tarifvertrag sogenannte Ausschlussfristen festgelegt. In diesem Fall muss Ihr Arbeitgeber das zu viel gezahlte Arbeitsentgelt innerhalb der dieser Frist zurückfordern. Nach Ablauf der Frist würde der Anspruch auf Rückerstattung entfallen.

Sind keine Ausschlussfristen vereinbart worden, so greift die gesetzliche Verjährungsfrist von drei Jahren. Die Frist beginnt zum Ende des Jahres, in welchem die entsprechende Gehaltszahlung vorgenommen wurde.