Zu viel Gehalt bekommen: Wann Sie es zurückzahlen müssen

Ein kleiner Fehler in der Buchhaltung reicht aus und schon geht auf dem Konto des Arbeitnehmers eine zu hohe Gehaltszahlung ein. Doch ist das wirklich ein Grund zur Freude? Bis wann Arbeitgeber zu viel gezahltes Gehalt zurückfordern können und warum es keine gute Idee ist, die Überzahlung zu verheimlichen, erfahren Sie in diesem Beitrag.

Zu viel gezahltes Gehalt muss zurückgezahlt werden

Aus einem Arbeitsvertrag ergeben sich Rechte und Pflichten für beide Parteien. Genau wie Arbeitnehmer gegen Ihren Arbeitgeber vorgehen können, wenn dieser zu wenig Gehalt auszahlt, haben auch Arbeitgeber das Recht, zu viel gezahltes Gehalt vom Arbeitnehmer zurückzufordern.

Dabei spielt es keine Rolle, ob der Fehler aufseiten des Arbeitgebers lag oder ob der Beschäftigte das Unternehmen getäuscht und so eine Überzahlung herbeigeführt hat.

Die rechtliche Grundlage hierfür schafft § 812 des Bürgerlichen Gesetzbuches:

Wer durch die Leistung eines anderen oder in sonstiger Weise auf dessen Kosten etwas ohne rechtlichen Grund erlangt, ist ihm zur Herausgabe verpflichtet.

§ 812 BGB

Demzufolge müssen Arbeitnehmer im Falle einer zu hohen Gehaltszahlung nicht erst dann eine Rückzahlung vornehmen, wenn der Arbeitgeber sie hierzu auffordert. Vielmehr muss der Arbeitnehmer die Überzahlung melden, sobald ihm diese auffällt ¹.

Arbeitnehmer müssen die Meldepflicht beachten

Sobald Sie als Arbeitnehmer bemerken, dass Ihnen Ihr Arbeitgeber zu viel Gehalt überwiesen hat, sind Sie dazu verpflichtet, diesen Fehler bei Ihrem Arbeitgeber zu melden.

Kommen Sie dieser Meldepflicht nicht nach, verstoßen Sie gegen die Treuepflicht ².

Ein solcher Verstoß kann arbeitsrechtliche Konsequenzen wie eine Abmahnung oder im schlimmsten Fall eine fristlose Kündigung nach sich ziehen ³.

Hierbei ist es grundsätzlich unerheblich, wie hoch die Überzahlung ausgefallen ist. Handelt es sich lediglich um einen geringen Betrag, der Ihnen unter Umständen überhaupt nicht auffällt, sind im Regelfall keine arbeitsrechtlichen Konsequenzen zu erwarten.

Dennoch sollten Sie jede überzahlte Summe, egal wie groß oder klein, unverzüglich melden, sobald Sie Kenntnis darüber erlangen.

Eine Überzahlung kann auch nach mehreren Monaten oder sogar Jahren entdeckt werden. Handelt es sich dann auch noch um eine größere Summe, bei welcher klar anzunehmen ist, dass Ihnen die Überzahlung aufgefallen sein muss, kommt es mit Sicherheit zu einem ernsten Gespräch.

Kann der überzahlte Betrag vom nächsten Gehalt abgezogen werden?

Wie die Rückzahlung erfolgt, kann im Einzelfall zwischen Arbeitnehmer und -geber vereinbart werden.

So kann der Arbeitgeber den Beschäftigten dazu auffordern, den Differenzbetrag per Überweisung zurückzuerstatten, oder man einigt sich darauf, den zu viel gezahlten Betrag mit der nächsten Lohn- oder Gehaltsabrechnung zu verrechnen.

Eine eigenmächtige Kürzung des Gehalts durch den Arbeitgeber ist im Regelfall jedoch nicht zulässig. Als Arbeitnehmer sollten Sie Ihren Arbeitgeber idealerweise gleich bei der Meldung der Überzahlung darauf ansprechen, wie die Rückzahlung vorgenommen werden soll.

Zinsen müssen Sie auf den zu viel gezahlten Betrag nicht entrichten. Eine Ausnahme kann sich jedoch dann ergeben, wenn der Arbeitnehmer mit der Rückzahlung des überzahlten Betrags in Verzug gerät ⁴.

Beispielsweise dann, wenn der Arbeitgeber eine Frist für die Rückzahlung setzt und der Arbeitnehmer diese verstreichen lässt.

Ausnahme: In diesem Fall muss zu viel gezahltes Gehalt nicht zurückgezahlt werden

Weiß der Arbeitgeber bereits bei der Auszahlung des Gehalts, dass dieses zu hoch ist, kann der zu viel gezahlte Betrag nicht ohne Weiteres zurückgefordert werden ⁵.

Die Kenntnis über zu viel gezahltes Gehalt kann beispielsweise dann angenommen werden, wenn der Arbeitgeber einem Beschäftigten Sonderzuschläge auszahlt, obwohl dieser während des Abrechnungszeitraums im Urlaub ist.

Auch wenn einer Teilzeitkraft das Gehalt einer Vollzeitstelle ausgezahlt wird, weiß der Arbeitgeber bereits bei der Zahlung, dass der Auszahlungsbetrag zu hoch ist.

Allerdings muss der Arbeitgeber selbst Kenntnis über die Höhe des ausbezahlten Gehalts haben.

Erfolgt die Auszahlung der Gehälter durch eine externe Stelle oder einen Buchhalter, so hat der Arbeitgeber selbst im Regelfall keine Kenntnis über die tatsächliche Höhe der Gehaltszahlungen. In diesem Fall greifen die genannten Ausnahmen nicht und der Arbeitnehmer ist zur Rückzahlung verpflichtet.

Was ist, wenn das Geld schon ausgegeben ist?

Gerade dann, wenn es sich nur um eine geringfügige Überzahlung handelt, kann es durchaus vorkommen, dass der Beschäftigte den überzahlten Betrag bereits ausgegeben hat, wenn dem Arbeitgeber der Fehler auffällt.

In diesem Fall kann die Pflicht zur Rückzahlung entfallen.

Gemäß § 818 Abs. 3 BGB entfällt die Pflicht zur Herausgabe des Wertes, soweit der Empfänger nicht mehr bereichert ist ⁶.

Demnach kommt es darauf an, wofür der Beschäftigte den überzahlten Betrag ausgegeben hat. Wurde die Summe für etwas ausgegeben hat, dessen Gegenwert sich nicht mehr im Vermögen des Beschäftigten befindet, so ist der Beschäftigte faktisch nicht mehr bereichert.

Dies kann beispielsweise der Fall sein, wenn der Beschäftigte den überzahlten Betrag für einen Restaurant- oder Friseurbesuch ausgegeben hat. Wurde das Geld stattdessen in einen neuen Fernseher oder ein Smartphone investiert, so befindet sich der Gegenwert noch im Vermögen des Beschäftigten und dieser ist zur Rückzahlung beziehungsweise Herausgabe des Wertes verpflichtet.

Doch Vorsicht: Es muss nach wie vor sichergestellt sein, dass der Beschäftigte die Überzahlung nicht bemerkt hat.

Überweist Ihnen Ihr Arbeitgeber fälschlicherweise einige tausend Euro zu viel und Sie investieren das Geld in einen Luxusurlaub, den Sie sogleich antreten, sodass sich der Gegenwert bei Bekanntwerden der Überzahlung nicht mehr in Ihrem Vermögen befindet, so kann Ihnen Vorsatz unterstellt werden.

In diesem Fall ist es unerheblich, dass sich der Gegenwert nicht mehr in Ihrem Vermögen befindet. Es kann davon ausgegangen werden, dass Sie die Überzahlung bemerkt haben und durch die Buchung des Luxusurlaubs lediglich versucht haben, der Pflicht zur Rückzahlung zu entgehen.

Arbeitnehmer müssen lediglich den Netto-Betrag erstatten

Meldet der Arbeitnehmer seinem Unternehmen die Überzahlung, wird im Regelfall die Rückzahlung des zu viel gezahlten Betrags vereinbart. Doch welchen Betrag ist der Beschäftigte seinem Arbeitgeber schuldig?

Schließlich hat der Arbeitgeber das Bruttogehalt um Summe X erhöht, während beim Arbeitnehmer nur die Nettosumme Y angekommen ist. Wer übernimmt also die Steuern und Sozialleistungen, die vom Arbeitgeber bereits gezahlt wurden?

Eine einheitliche Regelung gibt es hier nicht. Dennoch ist klar, dass dem Arbeitnehmer durch den Fehler seines Arbeitgebers kein finanzieller Nachteil entstehen darf.

Daher ist es üblich, dass der Beschäftigte den zu viel gezahlten Nettolohn erstattet und der Arbeitgeber sich selbst darum kümmert, die Steuern und Sozialversicherungsbeiträge von den entsprechenden Stellen zurückzufordern.

So lange kann überzahltes Gehalt zurückgefordert werden

Unter Umständen sind in Ihrem Arbeits- oder Tarifvertrag sogenannte Ausschlussfristen festgelegt.

In diesem Fall muss Ihr Arbeitgeber das zu viel gezahlte Arbeitsentgelt innerhalb der dieser Frist zurückfordern. Nach Ablauf der Frist würde der Anspruch auf Rückerstattung entfallen.

Sind keine Ausschlussfristen vereinbart worden, so greift die gesetzliche Verjährungsfrist von drei Jahren ⁷. Die Frist beginnt zum Ende des Jahres, in welchem die entsprechende Gehaltszahlung vorgenommen wurde ⁸.