Eine Einladung zum Vorstellungsgespräch ist meist ein Grund zur Freude. Doch manchmal kann es erforderlich sein, ein bereits vereinbartes Bewerbungsgespräch abzusagen. Dieser Schritt erfordert Fingerspitzengefühl, denn obwohl viele Bewerber zögern, einen solchen Termin abzusagen, gibt es Situationen, in denen es sich schlichtweg nicht vermeiden lässt. In diesem Beitrag erfahren Sie, wie Sie ein Vorstellungsgespräch professionell absagen, ohne danach in schlechter Erinnerung behalten zu werden.
Das Wichtigste in Kürze
Das A und O einer Absage sind Professionalität und Höflichkeit. Unabhängig davon, aus welchem Grund Sie den Termin absagen möchten, sollten Sie stets darauf bedacht sein, Ihrem Ansprechpartner höflich zu begegnen. Sie wissen nie, ob sich Ihre Wege in Zukunft noch einmal kreuzen werden.
Es ist in Ordnung, ein Vorstellungsgespräch abzusagen
Viele Menschen scheuen sich davor, ein bereits vereinbartes Vorstellungsgespräch abzusagen. Dabei muss Ihnen als Bewerber eine Absage überhaupt nicht unangenehm sein.
Es gibt zahlreiche gute Gründe, ein Vorstellungsgespräch abzusagen und solange Sie dabei professionell vorgehen, werden die meisten Personaler Ihnen mit Verständnis begegnen.
Ganz egal, ob Sie ein Vorstellungsgespräch verschieben oder absagen oder auch einen Termin zum Probearbeiten absagen möchten: Solange Sie professionell und höflich bleiben, ist nichts davon ein Problem.
Ein Vorstellungsgespräch können Sie sowohl telefonisch, per E-Mail oder persönlich absagen. Die eleganteste Lösung ist ein persönliches Vorsprechen oder ein Telefonat mit Ihrem Ansprechpartner im Unternehmen. Sollten Sie es sich nicht zutrauen, Ihre Absage in einem Gespräch zu übermitteln, können Sie jedoch ebenfalls bedenkenlos auf eine höflich formulierte E-Mail zurückgreifen.
Gerade bei kurzfristigen Absagen gehört es jedoch zum guten Ton, das direkte Gespräch zu suchen. Auf diese Weise können Sie die Gründe für Ihre Absage oftmals besser darlegen und bleiben dem Personaler positiver in Erinnerung, als wenn Sie lediglich eine unpersönliche E-Mail senden.
Die Absage sollte möglichst frühzeitig erfolgen
Sie sollten Sie sich bemühen, das Vorstellungsgespräch möglichst weit im Voraus abzusagen. Sobald Sie sich dazu entschieden haben, das Bewerbungsgespräch nicht wahrnehmen zu wollen, sollten Sie das Unternehmen kontaktieren und den Termin absagen.
Je kurzfristiger die Absage erfolgt, desto ärgerlicher ist es für den Personaler. Sagen Sie Ihren Termin frühzeitig ab, geben Sie dem Unternehmen die Möglichkeit, den freigewordenen Termin mit einem anderen Bewerber zu besetzen.
Doch manchmal lässt es sich nicht vermeiden, ein Vorstellungsgespräch kurzfristig abzusagen. Gerade dann, wenn Sie sich auf mehrere Stellen in verschiedenen Unternehmen beworben haben, kann eine überraschende Zusage dazu führen, dass Sie ein Bewerbungsgespräch in einem anderen Unternehmen kurzfristig absagen müssen.
In einem solchen Fall bleibt Ihnen nichts anderes übrig, als in den sauren Apfel zu beißen und die Absage möglichst schnell zu überbringen. Auch wenn der Personaler vermutlich nicht begeistert sein wird, können Sie in dieser Situation nichts anderes tun.
Der Arbeitsmarkt macht es oftmals erforderlich, sich gleich auf mehrere Stellen zu bewerben, sodass Sie mit Sicherheit nicht der erste Bewerber sein werden, der ein Vorstellungsgespräch kurzfristig absagen muss.
So sagen Sie ein Vorstellungsgespräch professionell ab
Egal ob Sie das Bewerbungsgespräch persönlich, telefonisch oder per E-Mail absagen: Es gibt einige Regeln, die Sie in jedem Fall beachten sollten.
Bleiben Sie stets professionell und höflich. Sie können schließlich nicht wissen, ob sich Ihre Wege in Zukunft noch einmal kreuzen werden. Sie sollten vermeiden, dass man Sie wegen einer plumpen Absage oder wegen unhöflichen Verhaltens in schlechter Erinnerung behält.
Sie sollten darüber hinaus stets einen Grund für Ihre Absage liefern. Zwar müssen Sie nicht unnötig ins Detail gehen, aber je besser Sie die Ursachen Ihrer Absage beschreiben, desto eher können die Personaler Ihre Entscheidung nachvollziehen.
1. Vorstellungsgespräch telefonisch absagen
Ein Vorstellungsgespräch per Telefon abzusagen, ist meist die eleganteste Lösung. Gerade wenn die Absage besonders kurzfristig erfolgt, sollten Sie in jedem Fall das persönliche Gespräch suchen.
Doch auch, wenn Sie den Termin bereits weit im Voraus absagen möchten, ist eine persönliche Absage in der Regel die bessere Wahl.
Inhaltlich unterscheidet sich eine telefonische Absage nicht großartig von einer schriftlichen Absage. Sie teilen Ihrem Ansprechpartner mit, dass Sie das Vorstellungsgespräch nicht wahrnehmen können und präsentieren idealerweise eine gute Begründung.
Eine telefonische Absage kann beispielsweise nach folgenden Muster erfolgen:
„Guten Tag Frau/Herr […],
Hier spricht […].
Ich rufe an, um mit Ihnen über das Vorstellungsgespräch zu sprechen, das wir für den […] vereinbart haben.
Leider muss ich den Termin absagen, da ich mich zwischenzeitlich für eine andere Stelle entschieden habe. Die Zusage habe ich erst heute erhalten und ich wollte Sie gleich anrufen, um Ihnen meine Entscheidung mitzuteilen.
Ich möchte mich aber nochmal ganz herzlich für die Einladung bedanken und hoffe, dass Sie einen anderen geeigneten Bewerber für die Stelle finden.“
2. Vorstellungsgespräch per E-Mail absagen
Entscheiden Sie sich stattdessen für eine Absage per E-Mail, können Sie sich an folgendem Muster orientieren:
„Sehr geehrte/r Frau/Herr,
Ich möchte mich zunächst noch einmal für die Einladung zum Vorstellungsgespräch am […] bedanken.
Leider muss ich Ihnen jedoch mitteilen, dass ich mich zwischenzeitlich für eine andere Stelle entschieden habe und das Vorstellungsgespräch daher absagen muss.
Ich hoffe, dass Sie zeitnah einen geeigneten Bewerber für die Stelle finden.
Freundliche Grüße
[…]“
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Gute Gründe, ein Bewerbungsgespräch abzusagen
Es gibt eine Vielzahl verschiedener Gründe, um ein Vorstellungsgespräch abzusagen. Obwohl es Ihnen natürlich freisteht, ob Sie überhaupt einen Grund nennen möchten, ist es in jedem Fall empfehlenswert.
Wie bereits erwähnt sollten Sie darauf bedacht sein, nicht in schlechter Erinnerung behalten zu werden. Je nachvollziehbarer Ihre Begründung ist, desto besser sind auch die Chancen, dass man Sie positiv in Erinnerung behält.
1. Zusage eines anderen Unternehmens
Falls Sie bereits die Zusage auf eine Bewerbung in einem anderen Unternehmen haben, können Sie das ruhig offen kommunizieren. Es ist jedoch ratsam, dabei nicht zu sehr ins Detail zu gehen.
Es ist nicht notwendig, den Firmennamen oder genaue Informationen zu Ihrer neuen Stelle zu nennen. Falls sich im Gespräch derartige Rückfragen ergeben, müssen Sie selbst entscheiden, wie viele Informationen Sie preisgeben möchten.
Versuchen Sie Ihre Absage sachlich und schlicht zu halten, indem Sie lediglich mitteilen, dass Sie sich zwischenzeitlich für eine andere Stelle entschieden haben. Die meisten Personaler werden Verständnis für Ihre Entscheidung haben.
2. Verbesserungen im aktuellen Unternehmen
Haben Sie sich aus ungekündigter Stelle in einem anderen Unternehmen beworben, kann es natürlich vorkommen, dass Sie sich kurzfristig doch noch umentscheiden und Ihre alte Stelle behalten möchten. Beispielsweise, weil sich die Konditionen in Ihrem Arbeitsverhältnis unerwartet zum Positiven verändert haben.
Auch in diesem Fall können Sie offen kommunizieren, dass Sie beispielsweise aufgrund einer unerwarteten Beförderung inzwischen doch davon absehen möchten, den Arbeitgeber zu wechseln.
3. Vorbehalte gegenüber dem Unternehmen
Es kann vorkommen, dass sich nach dem Vereinbaren eines Vorstellungsgesprächs Zweifel an einem Unternehmen auftun. Vielleicht haben Sie von Freunden oder Kollegen viel Negatives über den Arbeitgeber gehört und schließen daher aus, für diesen tätig zu werden.
Möchten Sie den Termin aus diesem Grund absagen, sollten Sie womöglich einen eher diplomatischen Ansatz verfolgen und einen anderen Grund vorschieben.
Natürlich können Sie auch offen kommunizieren, dass Ihnen Teile der Unternehmenskultur missfallen oder etwaige negative Berichte zu Ihrer Entscheidung geführt haben. Möglicherweise sind die Umstände bislang unbekannt, sodass Sie dem Unternehmen durch Ihre Nachricht die Möglichkeit geben, etwaige Fehler und Probleme auszubessern.
4. Persönliche Gründe
Persönliche Gründe wie beispielsweise Familienzuwachs, Veränderungen in der Partnerschaft oder in Umzug sind selbstverständlich ebenfalls legitime Gründe, um ein Vorstellungsgespräch abzusagen.
Sie müssen jedoch in keinem Fall zur sehr ins Detail gehen und können es getrost bei einer schlichten Absage aus persönlichen Gründen belassen. Wie offen Sie über den tatsächlichen Grund Ihrer Absage sprechen, bleibt ganz Ihnen überlassen.
5. Krankheit
Handelt es sich lediglich um eine kurzzeitige Erkrankung, wegen welcher Sie den Termin nicht wahrnehmen können, sollten Sie das Vorstellungsgespräch verschieben.
Sind Sie stattdessen auf unbestimmte Zeit erkrankt oder beispielsweise aufgrund eines Unfalls für längere Zeit arbeitsunfähig, sollten Sie das klar kommunizieren. Zumindest dann, wenn Ihrerseits weiterhin Interesse an der Stelle besteht.
Sie sollten klarmachen, dass Sie weiterhin interessiert sind, jedoch aus gesundheitlichen Gründen nicht in der Lage sind, den Termin wahrzunehmen. Vereinbaren Sie nach Möglichkeit gleich einen neuen Termin oder verabreden Sie, zu einem späteren Zeitpunkt erneut in Kontakt zu treten.
Vermeiden Sie diese Fehler
Unabhängig davon, aus welchen Gründen und auf welche Weise Sie das Vorstellungsgespräch absagen, sollte Sie die folgenden Fehler in jedem Fall vermeiden:
1. Keinen Grund für die Absage nennen
Obwohl es grundsätzlich nicht erforderlich ist, eine Terminabsage zu begründen, ist es dennoch eine höfliche Geste, die dabei hilft, Ihre Entscheidung besser nachvollziehbar zu machen.
2. Zu sehr ins Detail gehen
Gehen Sie bei der Begründung Ihrer Absage nicht zu sehr ins Detail. Auch wenn es wichtig ist, einen Grund zu nennen, müssen Sie keine privaten Hintergrundinformationen teilen.
Gerade wenn die Absage frühzeitig erfolgt, ist es den meisten Personalern darüber hinaus schlichtweg egal, aus welchem Grund Sie den Termin absagen.
Solange die Absage rechtzeitig erfolgt, wird der Termin einfach aus dem Kalender gestrichen.
3. Das Unternehmen „ghosten“
Das Vorstellungsgespräch einfach nicht wahrzunehmen, ohne den Termin vorher abzusagen, geht gar nicht.
Mit einem solchen Verhalten machen Sie sich mit Sicherheit keine Freunde und Ihr Name wird definitiv in schlechter Erinnerung behalten.
Sie wissen nie, ob und wie sich Ihre und die Wege des Unternehmens in der Zukunft erneut kreuzen werden. Daher sollten Sie stets darauf bedacht sein, einen guten Eindruck zu hinterlassen – selbst bei einer Absage.
