Auch wenn es derzeit noch kein Gesetz zur Arbeitszeiterfassung gibt, so sind Arbeitgeber dennoch verpflichtet, die Arbeitszeiten aller Beschäftigten konstant zu erfassen. Dies gilt auch für geringfügig Beschäftigte, die einem Minijob nachgehen. Welche Besonderheiten sich bei der Stundenaufzeichnung im Minijob ergeben, wann Ausnahmeregelungen greifen und was es zu beachten gilt, erfahren Sie in diesem Beitrag.
Das Wichtigste in Kürze
Auch die Arbeitszeiten von Beschäftigten im Minijob muss erfasst werden. Wie genau die Erfassung zu erfolgen hat, gibt der Gesetzgeber bislang jedoch noch nicht vor.
Arbeitszeiten müssen auch im Minijob erfasst werden
Die Verpflichtung, Arbeitszeiten der Beschäftigten zu erfassen, gilt in vollem Umfang auch für geringfügig Beschäftigte.
Wer Minijobber beschäftigt, muss deren Arbeitszeiten konsequent erfassen.
Obwohl in Deutschland bislang kein entsprechendes Gesetz erlassen wurde, hat das Bundesarbeitsgericht (BAB) dennoch bereits in seinem Beschluss vom 13. September 2022 festgestellt, dass Arbeitgeber grundsätzlich dazu verpflichtet sind, die Arbeitszeiten sämtlicher Beschäftigter zu erfassen.
Die bloße Bereitstellung eines Systems zur Arbeitszeiterfassung reicht hierbei nicht aus. Der Arbeitgeber hat dafür Sorge zu tragen, dass Arbeitszeiten konsequent erfasst werden.
Kommen Arbeitgeber dieser Verpflichtung nicht nach, drohen empfindliche Geldstrafen.
Diese Aufzeichnungspflichten haben Arbeitgeber bei Minijobbern
Erfasst werden müssen in jedem Fall Beginn und Ende der täglichen Arbeitszeit sowie Pausen und etwaige Überstunden der Minijobber.
Hierfür haben Arbeitgeber sieben Tage lang Zeit. Die Arbeitszeit muss spätestens eine Woche nach erbrachter Arbeitsleistung schriftlich dokumentiert sein.
Die Dokumentation der Arbeitszeit sollte mindestens vier Jahre lang aufbewahrt werden.
Zwar sieht das Mindestlohngesetz in § 17 lediglich eine Aufbewahrungsdauer von zwei Jahren vor, doch auch im Rahmen der Sozialversicherung besteht ein Anspruch auf Vorlage der entsprechenden Unterlagen. Dieser Anspruch wiederum besteht für eine Dauer von vier Jahren.
Arbeitgeber sollten daher sicherstellen, dass die Stundenaufzeichnung eines Minijobbers nicht nur fristgerecht erfolgt, sondern auch für wenigstens vier Jahre aufbewahrt wird.
Sollte es zu einer Vorortkontrolle kommen, müssen die Unterlagen auf Verlangen unverzüglich vorgezeigt werden.
Erfassung kann analog oder digital erfolgen
Wie genau die Arbeitszeiterfassung beziehungsweise Stundenaufzeichnung zu erfolgen hat, wurde vom Gesetzgeber bislang noch nicht definiert.
Derzeit ist es sowohl möglich, die Arbeitszeiten handschriftlich als auch digital zu erfassen.
Entscheidend ist lediglich, dass die oben genannten Informationen enthalten sind. Unterschriften des Arbeitgebers oder des Minijobbers sind nicht erforderlich.
Die Verantwortung über die Richtigkeit der Stundenaufzeichnung liegt beim Arbeitgeber. Dieser hat sicherzustellen, dass die Angaben des Beschäftigten korrekt sind.
Es empfiehlt sich daher, nach Möglichkeit eine digitale Lösung zur Arbeitszeiterfassung einzusetzen. So wird sowohl die Fehleranfälligkeit als auch der Arbeitsaufwand für beide Parteien minimiert.
Konsequenzen bei fehlenden Stundenaufzeichnungen im Minijob
Sollte die Stundenaufzeichnung nicht ordnungsgemäß durchgeführt werden, drohen Arbeitgebern empfindliche Geldstrafen. So können Bußgelder von bis zu 30.000 Euro aufgerufen werden (§ 25 Arbeitsschutzgesetz).
An dieser Stelle sei noch einmal erwähnt, dass die Zeiterfassungspflicht stets beim Arbeitgeber liegt. Diese Pflicht kann nicht auf den Beschäftigten abgewälzt werden.
Sollte die Stundenaufzeichnung des Minijobbers beispielsweise handschriftlich über eine ausliegende Liste erfolgen, so sollte regelmäßig überprüft werden, ob alle Beschäftigten ihre Arbeitszeiten ordnungsgemäß eintragen.
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Zeiterfassungspflicht gilt auch im Homeoffice
Die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung im Minijob gilt auch dann, wenn der Beschäftigte teilweise oder ausschließlich im Homeoffice arbeitet. Auch in diesem Fall ist vom Arbeitgeber sicherzustellen, dass alle Arbeitszeiten entsprechend dokumentiert werden.
Sofern der Minijobber ausschließlich mobil tätig ist, muss hingegen nur die tägliche Arbeitszeit dokumentiert werden. Es entfällt die Pflicht, auch Beginn und Ende der Arbeitszeit zu erfassen.
Eine mobile Tätigkeit liegt dann vor, wenn der Minijobber nicht an einen festen Arbeitsort gebunden ist und seine Arbeitszeit eigenverantwortlich einteilen kann.
Welche Zeiterfassungssysteme eignen sich für Minijobber?
Da bislang keine Pflicht zur Nutzung digitaler Systeme besteht, können Arbeitgeber frei entscheiden, auf welche Weise die Stundenaufzeichnung zu erfolgen hat. Sie müssen lediglich dafür Sorge tragen, dass den Beschäftigten ein geeignetes System zur Verfügung gestellt wird.
Grundsätzlich ist die Einführung eines digitalen Systems sinnvoll, da die Arbeitszeiterfassung so ohne großen Aufwand lückenlos möglich ist.
Jedoch sind derartige Systeme mit zusätzlichen Kosten verbunden. Ein handschriftlicher Stundenzettel hingegen ist nahezu kostenfrei, jedoch deutlich fehleranfälliger.
Da davon auszugehen ist, dass früher oder später ein Gesetz über die Pflicht zur digitalen Arbeitszeiterfassung erlassen wird, ist es durchaus sinnvoll, bereits jetzt ein entsprechendes System im Unternehmen einzuführen.
Eine großartige Möglichkeit, auch für kleinere Unternehmen, sind digitale Stempeluhren. Inzwischen lässt sich die Arbeitszeit der Beschäftigten lückenlos und unkompliziert mithilfe von RFID-Chips, welche an das Gerät gehalten werden, erfassen.
Derartige Systeme sind bereits ab etwa 600 Euro erhältlich.
Keine Aufzeichnungspflicht in Privathaushalten
Bislang gilt die Zeiterfassungspflicht lediglich für gewerbliche Arbeitgeber. Wird ein Minijobber in einem Privathaushalt beschäftigt, so besteht keine Pflicht, die Arbeitszeiten des Minijobbers zu erfassen.
Auch für direkte Verwandte können sich Ausnahmen ergeben.
Wird ein enger Angehöriger als Minijobber beschäftigt, entfällt die Aufzeichnungspflicht. Handelt es sich bei dem Arbeitgeber um eine juristische Person (bspw. GmbH), so entscheidet das Verwandtschaftsverhältnis zwischen Beschäftigtem und vertretungsberechtigtem Gesellschafter, ob die Pflicht der Arbeitszeiterfassung entfällt.
Gerade bei juristischen Personen empfiehlt es sich jedoch ohnehin, ein umfassendes digitales Zeiterfassungssystem einzusetzen.
