Im Jahr 2022 bestätigte das Bundesarbeitsgericht, dass Arbeitgeber dazu verpflichtet sind, die Arbeitszeiten ihrer Beschäftigten umfassend zu dokumentieren. In Ermangelung eines entsprechenden Gesetzes sind viele Arbeitnehmer und -geber jedoch unschlüssig darüber, inwieweit die Beschäftigten die Aushändigung der Stundennachweise verlangen können. Warum Arbeitnehmer einen Anspruch auf Einsicht und eine Kopie der Informationen haben und was die DSGVO damit zu tun hat, erfahren Sie in diesem Beitrag.

Das Wichtigste in Kürze

Da es sich bei den im Rahmen der Stundennachweise erfassten Arbeitszeiten um personenbezogene Daten im Sinne der DSGVO handelt, haben Arbeitnehmer einen Anspruch auf Einsicht in die gesammelten Informationen.

Besteht überhaupt eine Pflicht zur Führung von Stundennachweisen?

Bereits im Mai 2019 urteilte der Europäische Gerichtshof (EuGH), dass Arbeitgeber verpflichtet sind, die vollen Arbeitszeiten ihrer Beschäftigten zu erfassen.

Im September 2022 bestätigte auch das Bundesarbeitsgericht (BAG), dass dem Urteil des EuGH Folge zu leisten sei. Ein entsprechendes Gesetz wurde in Deutschland jedoch bislang nicht auf den Weg gebracht.

Dennoch gilt, entsprechend der Urteile des EuGH und des BAG, dass Arbeitgeber verpflichtet sind, Beginn, Ende und Dauer der Arbeitszeiten sowie Pausenzeiten und Überstunden vollumfänglich aufzuzeichnen.

Dass Arbeitgeber hierzu verpflichtet sind, obwohl noch kein konkretes Gesetz verabschiedet wurde, bestätigten sowohl der BAG als auch das Bundesministerium für Arbeit und Soziales.

Rechtlicher Anspruch auf Einsicht in die Zeiterfassung

Arbeitnehmer haben einen rechtlichen Anspruch auf Einsicht in die von ihrem Arbeitgeber geführten Stundenaufzeichnungen und -nachweise.

Dieser Anspruch ergibt sich unter anderem aus der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO), die im Jahr 2016 in Kraft getreten ist. Denn auch bei der Aufzeichnung von Arbeitszeiten handelt es sich um personenbezogene Daten im Sinne der DSGVO.

Zu diesem Ergebnis kam der Europäische Gerichtshof bereits in einem Urteil vom 30. Mai 2013 (Az. C-342/12).

Demnach haben Arbeitnehmer einen rechtlichen Anspruch auf Einsicht in die vom Arbeitgeber geführten Stundennachweise nach Artikel 15 DSGVO.

Auch aus dem Betriebsverfassungsgesetz (BetrVG) kann sich ein solcher Anspruch ergeben. Nach § 82 BetrVG sind Arbeitgeber verpflichtet, Beschäftigten auf Verlangen Einsicht in die über sie geführte Personalakte zu gewähren.

Ist die Stundenaufzeichnung Bestandteil der Personalakte, lässt sich das Recht auf Einsicht der Personalakte entsprechend auch auf die darin befindlichen Stundennachweise ausweiten.

Arbeitgeber zur Aushändigung des Stundennachweises verpflichtet

Auch wenn Arbeitnehmer einen rechtlichen Anspruch auf Einsicht der aufgezeichneten Arbeitszeiten haben, gibt es bislang kein Gesetz, welches den Arbeitgeber zur eigenständigen Aushändigung des Nachweises verpflichtet.

Sonderregelungen können sich jedoch im Rahmen eines Tarifvertrags oder einer Betriebsvereinbarung ergeben.

Dennoch ergibt sich nach der DSGVO durchaus ein Anspruch auf die Aushändigung einer Kopie der personenbezogenen Daten, sofern diese vom Betroffenen angefordert wird. So heißt es in Artikel 15 Abs. 3 DSGVO:

Artikel 15 Abs. 3 DSGVO

Verlangt also ein Beschäftigter von seinem Arbeitgeber die Aushändigung des Stundennachweises, so ist der Arbeitgeber hierzu nach der Datenschutzgrundverordnung verpflichtet.

Wie schnell müssen Arbeitgeber auf die Forderung reagieren?

Fordert ein Arbeitnehmer Einsicht in die Stundenaufzeichnungen oder eine Kopie der Daten an, so muss der Arbeitgeber unverzüglich reagieren. Auch diese Vorgabe ergibt sich aus den Regelungen der DSGVO.

Artikel 12 Abs. 3 der DSGVO schreibt vor, dass die angeforderten Informationen unverzüglich, spätestens aber nach einem Monat zur Verfügung gestellt werden müssen. Eine Ausweitung der Frist auf bis zu zwei Monate ist bei besonders komplexen Vorgängen zulässig.

Da die Einsicht in die Stundenaufzeichnung eines Beschäftigten jedoch keineswegs einen aufwändigen oder gar komplexen Vorgang darstellen sollte, sind die angeforderten Informationen unverzüglich zur Verfügung zu stellen.

Das Ausdrucken oder Kopieren eines Stundenzettels, der dem Arbeitgeber ohnehin bereits vorliegt, sollte daher innerhalb weniger Werktage erfolgen.

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Gesetzliche Aufbewahrungsfrist für Stundennachweise

Da das ArbZG bislang keinen expliziten Abschnitt über die Zeiterfassungspflicht enthält, ist entsprechend auch noch nicht definiert, wie lange die Stundennachweise aufbewahrt werden müssen.

Allerdings schreibt das ArbZG bereits jetzt eine Aufzeichnungspflicht für Mehrarbeit sowie Sonn- und Feiertagsarbeit vor. Für diese Aufzeichnungen sieht das ArbZG auch eine entsprechende Aufbewahrungsfrist vor (§ 16 Abs. 2 ArbZG).

Es kann angenommen werden, dass die hier genannte Aufbewahrungsfrist auch bei regulären Stundenaufzeichnungen Anwendung findet.

Demnach sind Stundennachweise vom Arbeitgeber für wenigstens zwei Jahre aufzubewahren.

Korrektur von Fehlern in der Zeiterfassung

Fallen dem Beschäftigten nach Einsicht oder Aushändigung der aufgezeichneten Daten Fehler in der Zeiterfassung auf, so ist der Arbeitgeber verpflichtet, diese zu korrigieren.

Daher ist es ratsam, die eigenen Arbeitszeiten separat und eigenständig zu dokumentieren. Nur so lassen sich etwaige Unterschiede in den erfassten Zeiten nachvollziehbar darlegen.

Sollte es hingegen zu Korrekturen seitens des Arbeitgebers gekommen sein, die eine mutwillige und bewusste Manipulation der tatsächlichen Arbeitszeiten vermuten lassen, so kann dies durchaus schwerwiegende rechtliche Konsequenzen für den Arbeitgeber nach sich ziehen.

Je nach Ausmaß und Schwere der Manipulationen kann es sich um eine Ordnungswidrigkeit oder sogar um eine Straftat handeln. Wer Arbeitsentgelt veruntreut oder vorenthält, der kann nach § 266a des Strafgesetzbuches mit Freiheitsstrafe von bis zu fünf Jahren bestraft werden.

Sollten einem Beschäftigten Unregelmäßigkeiten in den Stundennachweisen auffallen, sollte zunächst das Gespräch mit dem Arbeitgeber gesucht werden.

Ist jedoch von Beginn an klar zu erkennen, dass es sich um einen Arbeitszeitbetrug durch den Arbeitgeber handelt, sollte umgehend ein Fachanwalt konsultiert werden.