Einladung zum Personalgespräch – diese Worte allein reichen aus, um bei den meisten Arbeitnehmern ein mulmiges Gefühl auszulösen. Besonders dann, wenn das Gespräch außerhalb der regulären Arbeitszeiten stattfinden soll, kommen viele Fragen auf. Was ist der Grund für das Gespräch und: darf der Arbeitgeber das überhaupt? Wann Sie auch außerhalb Ihrer Arbeitszeit zu einem Personalgespräch erscheinen müssen und wann nicht, erfahren Sie in diesem Beitrag.

Das Wichtigste in Kürze

Personalgespräche sollten während der Arbeitszeit stattfinden. Ausnahmen sind möglich bei Überstundenvereinbarungen, dringenden Notfällen oder besonderen Arbeitszeiten.

Personalgespräche sollten während der Arbeitszeit stattfinden

Grundsätzlich handelt es sich auch bei einem Personalgespräch um eine Arbeitsleistung des Beschäftigten. Daher sollte ein solches Gespräch prinzipiell auch während dessen Arbeitszeit stattfinden.

Ordnet der Arbeitgeber oder ein Vorgesetzter ein Personalgespräch an, so macht dieser von seinem Direktionsrecht Gebrauch. Dieses Direktionsrecht beschränkt sich grundsätzlich auf den arbeitsvertraglichen Rahmen des Beschäftigungsverhältnisses, weshalb ein Personalgespräch prinzipiell nur innerhalb der regulären Arbeitszeit eines Mitarbeiters angeordnet werden kann.

Unter Umständen kann die Anordnung eines Personalgesprächs außerhalb der Arbeitszeit jedoch durchaus zulässig sein.

Kann ein Personalgespräch außerhalb der Arbeitszeit angeordnet werden?

Es gibt verschiedene Szenarien, in denen es Arbeitgebern möglich ist, die verpflichtende Teilnahme an einem Personalgespräch außerhalb der Arbeitszeit des Beschäftigten anzuordnen.

1. Überstundenvereinbarung

Liegt eine Vereinbarung über die Möglichkeit zur Anordnung von Überstunden vor, können Beschäftigte auch außerhalb ihrer regulären Arbeitszeit zu einem Personalgespräch einbestellt werden.

Denn wie bereits dargelegt, handelt es sich bei einem Personalgespräch prinzipiell um Arbeitszeit. Kann der Arbeitgeber also aufgrund einer entsprechenden Vereinbarung die Leistung von Überstunden anordnen, ist es ihm ebenso möglich, den Beschäftigten zur Teilnahme an einem Personalgespräch außerhalb dessen regulärer Arbeitszeit zu verpflichten.

2. Dringende Notsituation

Ist die Anordnung von Überstunden nicht möglich, so kann auch ein dringender Notfall die Einbestellung eines Beschäftigten zu einem Personalgespräch außerhalb dessen Arbeitszeit rechtfertigen.

Hierbei ist jedoch zu beachten, dass es sich um einen tatsächlichen Notfall handeln muss, der keinen Aufschub duldet.

Dies kann beispielsweise der Fall sein, wenn Streitigkeiten unter den Beschäftigten den betrieblichen Ablauf gefährden, ein Sicherheitsproblem vorliegt oder schwere Anschuldigungen gegen den Beschäftigten im Raum stehen.

3. Ungewöhnliche Arbeitszeiten

Eine weitere Situation, welche ein Mitarbeitergespräch außerhalb der Arbeitszeit notwendig machen kann, sind ungewöhnliche Arbeitszeiten des Beschäftigten.

Ist der betreffende Mitarbeiter beispielsweise nur in der Nachtschicht tätig, so kann nicht verlangt werden, dass das Personalgespräch ebenfalls zu dieser Tages- beziehungsweise Nachtzeit stattfindet.

Teilnahme an einem Personalgespräch muss vergütet werden

Da der Beschäftigte durch die Teilnahme an einem Personalgespräch eine Arbeitsleistung erbringt, ist die aufgewandte Zeit entsprechend zu vergüten.

Findet das Gespräch während der regulären Arbeitszeit statt, so muss die Zeit, die für das Personalgespräch aufgewandt wurde, weder vor- noch nachgearbeitet werden. Gleichzeitig hat der Beschäftigte selbstverständlich dennoch Anspruch auf seinen vollen Lohn beziehungsweise sein volles Gehalt.

Wird der Beschäftigte hingegen auf Grundlage einer Überstundenvereinbarung zu einem Personalgespräch außerhalb seiner regulären Arbeitszeit einbestellt, so steht ihm eine entsprechende Überstundenvergütung zu.

Die Überstunden können, je nach vertraglicher Vereinbarung, ausbezahlt oder durch zusätzliche Freizeit ausgeglichen werden.

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Wann ist die Teilnahme an einem Personalgespräch nicht verpflichtend?

Einer Ladung zu einem Personalgespräch muss dann nicht Folge geleistet werden, wenn das Gespräch außerhalb der Arbeitszeit des Beschäftigten stattfindet, keine Überstundenvereinbarung vorliegt und der Inhalt des Gesprächs ein sofortiges Zusammentreffen nicht zwingend erforderlich macht.

Wird ein Beschäftigter zu einem Personalgespräch außerhalb seiner regulären Arbeitszeit geladen, so empfiehlt es sich dennoch, zunächst das (telefonische) Gespräch mit der verantwortlichen Person zu suchen und den Termin nicht kommentarlos abzulehnen.

In den meisten Fällen lässt sich ein Alternativtermin finden, der für alle Beteiligten annehmbar ist.