Nicht alle Arbeitnehmer, die von zu Hause aus arbeiten, gehen ihrer beruflichen Tätigkeit ausschließlich im Homeoffice nach. Häufig arbeiten Beschäftigte am selben Tag sowohl im Homeoffice, als auch in den Räumlichkeiten des Unternehmens. In welchen Fällen Sie sowohl die Homeoffice- als auch die Pendlerpauschale absetzen dürfen, erfahren Sie in diesem Beitrag.
Das Wichtigste in Kürze
Grundsätzlich können Arbeitnehmer sowohl die Homeoffice- als auch die Entfernungspauschale steuerlich geltend machen. Für das Absetzen beider Pauschalen am selben Tag gelten jedoch besondere Voraussetzungen.
Pendlerpauschale und Homeoffice für denselben Arbeitstag
Seit dem Steuerjahr 2023 gelten neue Richtlinien in Bezug auf die steuerliche Absetzbarkeit des häuslichen Arbeitszimmers. Neben einer allgemeinen Erhöhung der Homeoffice-Pauschale haben Arbeitnehmer nun grundsätzlich auch die Möglichkeit, die Pendlerpauschale trotz Homeoffice steuerlich geltend zu machen.
So ist es möglich, für ein und denselben Arbeitstag sowohl die Homeoffice-Pauschale, als auch die Entfernungspauschale, umgangssprachlich Pendlerpauschale genannt, von der Steuer abzusetzen.
Ein solcher Fall tritt ein, wenn der Arbeitnehmer an einem Tag im Homeoffice gearbeitet hat und dennoch die Räumlichkeiten des Unternehmens aufgesucht hat. Beispielsweise um vor Ort an einer Besprechung oder einem Kundentermin teilzunehmen.
Gerade für Arbeitnehmer, die regelmäßig für einzelne Termine ins Büro fahren müssen, können sich so große steuerliche Vorteile ergeben. Denn der Jahreshöchstbetrag der Entfernungspauschale ist deutlich höher, als der derzeitige Maximalbetrag der Homeoffice-Pauschale.
Diese Voraussetzungen gelten für das gleichzeitige Absetzen von Homeoffice- und Pendlerpauschale
Damit Arbeitnehmer beiden Pauschalen für denselben Tag geltend machen können, ist zunächst folgende Grundvoraussetzung zu erfüllen: Der Beschäftigte muss am jeweiligen Kalendertag seine berufliche Tätigkeit überwiegend im Homeoffice ausgeübt haben.
Die überwiegende Tätigkeit im Homeoffice ist gegeben, wenn der Arbeitnehmer mehr als die Hälfte seiner täglichen Arbeitszeit in der eigenen Wohnung geleistet hat. Im Falle eines achtstündigen Arbeitstags müsste der Beschäftigte demnach mehr als vier Stunden im Homeoffice gearbeitet haben.
Darüber hinaus darf dem Arbeitnehmer kein Arbeitsplatz in den Räumlichkeiten des Unternehmens zur Verfügung stehen. Steht dem Beschäftigten hingegen ein Büroarbeitsplatz zur Verfügung und sucht er diesen am jeweiligen Tag zusätzlich zum Homeoffice auf, kann lediglich die Entfernungspauschale, nicht aber die Homeoffice-Pauschale geltend gemacht werden.
Das gleichzeitige Absetzen der Homeoffice-Pauschale und des häuslichen Arbeitszimmers ist hingegen nicht möglich. Arbeitnehmer müssen sich für eine der beiden Abzugsmöglichkeiten entscheiden.
Homeoffice- und Pendlerpauschale trotz festem Arbeitsplatz im Büro
Doch auch wenn dem Arbeitnehmer ein Arbeitsplatz im Unternehmen zur Verfügung steht, kann sich dennoch die Möglichkeit einer gleichzeitigen Absetzung beider Pauschalen ergeben.
Entscheidend ist, aus welchem Grund der Arbeitnehmer den Weg ins Büro auf sich nimmt und was genau er dort tut.
Arbeitet der Beschäftigte beispielsweise einige Stunden im Homeoffice und macht sich anschließend auf den Weg ins Unternehmen, um dort an einer Besprechung teilzunehmen, ohne dass er den ihm dort zur Verfügung stehenden Arbeitsplatz zur Ausübung seiner eigentlichen beruflichen Tätigkeit nutzt, kann für diesen Tag prinzipiell sowohl die Homeoffice- als auch die Entfernungspauschale geltend gemacht werden.
Es sollte jedoch beachtet werden, dass das gleichzeitige Absetzen beider Pauschalen stets im Einzelfall geprüft werden muss. Auch wenn die steuerlichen Vorteile verlockend sein mögen, sind Beschäftigte gut damit beraten, stets bei der Wahrheit zu bleiben.
Wer trotz Homeoffice die Pendlerpauschale geltend machen möchte und im Unternehmen über einen eigenen Arbeitsplatz verfügt, muss die gleichzeitige Absetzung beider Pauschalen gut begründen können.
Arbeitnehmer sollten beachten, dass das Finanzamt grundsätzlich dazu berechtigt ist, entsprechende Nachweise anzufordern. Es sollte nicht davon ausgegangen werden, dass die gleichzeitige Absetzung beider Pauschalen beim Vorhandensein eines Arbeitsplatzes im Unternehmen ohne Rückfragen anerkannt wird.
Finanzamt kann Nachweise fordern
Gerade dann, wenn Arbeitnehmer im Rahmen ihrer Steuererklärung vermehrt beide Pauschalen für denselben Tag geltend machen, kann es zu Rückfragen seitens des Finanzamts kommen.
Es ist daher empfehlenswert, Buch über die Tage zu führen, an denen sowohl im Homeoffice gearbeitet als auch in den Räumlichkeiten des Unternehmens aufgesucht wurden. Idealerweise sollten sich Arbeitnehmer Notizen über den Verlauf des Arbeitstages machen und auch die genauen Uhrzeiten an den einzelnen Tätigkeitsorten festhalten.
Solche Notizen können im Zweifelsfall genutzt werden, um dem Finanzamt möglichst deutlich aufzuzeigen, weshalb die gleichzeitige Geltendmachung beider Pauschalen gerechtfertigt war.
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Kein häusliches Arbeitszimmer erforderlich
Um die Homeoffice-Pauschale steuerlich geltend zu machen, ist kein separates, räumliches abgegrenztes Arbeitszimmer erforderlich. Maßgeblich ist ausschließlich, dass die berufliche Tätigkeit überwiegend von zu Hause aus erfolgt ist.
Es ist jedoch zu beachten, dass es nach wie vor einen Unterschied zwischen der Homeoffice-Pauschale und dem Absetzen eines tatsächlichen häuslichen Arbeitszimmers gibt.
Die Kosten für ein häusliches Arbeitszimmer sind nur dann abzugsfähig, wenn das Arbeitszimmer den Mittelpunkt der gesamten beruflichen Tätigkeit bildet. Darüber hinaus muss das Arbeitszimmer ein eigener Raum in der Wohnung des Arbeitnehmers sein, welcher zu mindestens 90 % zur Ausübung der beruflichen Tätigkeit genutzt wird.
Sind diese Voraussetzungen nicht erfüllt, kann lediglich die Homeoffice-Pauschale steuerlich geltend gemacht werden.
Wie hoch sind die einzelnen Pauschalen?
Für das Steuerjahr 2023 können Beschäftigte im Homeoffice für jeden Tag, an welchem sie überwiegend von zu Hause aus gearbeitet haben, pauschal 6 Euro absetzen. Der Jahreshöchstbetrag liegt derzeit bei 1.260 Euro.
Die Höhe der Pendlerpauschale pro Kilometer orientiert sich an der Fahrtstrecke zwischen Wohnung und Arbeitsplatz. Für die ersten 20 Kilometer beträgt die Pauschale 30 Cent pro Kilometer. Ab dem 21. Kilometer können 38 Cent pro Kilometer abgesetzt werden.
Dabei ist stets die kürzeste Strecke zu wählen. Eine längere Strecke kann akzeptiert werden, wenn sie verkehrsgünstiger ist und regelmäßig genutzt wird. Als Faustregel gilt, dass eine längere Strecke dann anerkannt wird, wenn die Fahrtzeitersparnis mindestens 10 % beträgt.
Pendlerpauschale gilt auch für öffentliche Verkehrsmittel
Anders als häufig vermutet, kann die Pendlerpauschale nicht nur von Auto- und Motorradfahrern genutzt werden. Auch Pendler, die öffentliche Verkehrsmittel nutzen, können grundsätzlich die Entfernungspauschale geltend machen.
In vielen Fällen ist dies sinnvoller, da die Kosten für öffentliche Verkehrsmittel meist niedriger sind, als die berechnete Entfernungspauschale.
Sollten die Kosten für die Nutzung öffentlicher Verkehrsmittel jedoch den anrechenbaren Betrag der Entfernungspauschale übersteigen, können stattdessen die tatsächlichen Kosten in der Steuererklärung angegeben werden.
