Mit der Arbeit im Homeoffice sind zwar zahlreiche Vorteile, jedoch unter Umständen auch einige zusätzliche Kosten verknüpft. So stellt sich die Frage, ob Arbeitgeber für zusätzliche Strom- oder Internetkosten aufkommen müssen, wenn ihre Beschäftigten im Homeoffice arbeiten. Welchen Anspruch Sie als Arbeitnehmer haben, ob etwaige Zuschüsse zu versteuern sind und was Sie beachten sollten, erfahren Sie in diesem Beitrag.
Das Wichtigste in Kürze
Arbeitnehmer haben in der Regel keinen Anspruch auf eine Übernahme der Internetkosten durch ihren Arbeitgeber. In vielen Fällen ergibt sich ein solcher Anspruch jedoch aus dem Arbeits- oder Tarifvertrag.
Arbeitgeber muss nicht grundsätzlich für Internetkosten aufkommen
Anders als häufig behauptet, sind Arbeitgeber nicht grundsätzlich dazu verpflichtet, die Internetkosten eines Beschäftigten im Homeoffice zu übernehmen.
Zwar hat der Arbeitgeber dafür Sorge zu tragen, dass Arbeitnehmern, die von zu Hause aus arbeiten, die dafür benötigten Arbeitsmittel zur Verfügung gestellt werden, jedoch muss er im Regelfall nicht für die Internetkosten aufkommen.
Der Grund hierfür ist, dass die Kosten des Arbeitnehmers durch die zusätzliche berufliche Nutzung seiner Internetverbindung für gewöhnlich nicht steigen. So sind in Deutschland feste Internettarife üblich, bei welchen nicht nach dem Datenverbrauch abgerechnet wird.
Es wird daher argumentiert, dass die Internetkosten auch ohne Homeoffice anfallen würden. Daher haben Arbeitnehmer im Regelfall keinen Anspruch auf eine Erstattung der Kosten durch den Arbeitgeber.
Eine Ausnahme könnte sich jedoch dann ergeben, wenn der Beschäftigte nachweisen kann, dass er den Internetanschluss nur aufgrund seiner Tätigkeit im Homeoffice gebucht hat. Auch wäre ein Zuschuss denkbar, wenn aufgrund der Tätigkeit auf einen höherpreisigen Tarif aufgestockt werden musste.
Im Regelfall gilt jedoch, dass Arbeitnehmer die Internetkosten im Homeoffice selbst tragen müssen. Allerdings können sowohl Arbeits- und Tarifverträge als auch Betriebsvereinbarungen anderslautende Regelungen enthalten.
Auch eine Einzelvereinbarung zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer kann selbstverständlich zu einer Kostenübernahme oder einem Zuschuss führen. Dies hängt jedoch maßgeblich vom Verhandlungsgeschick des Arbeitnehmers ab.
Arbeitgeberzuschüsse zu Internetkosten müssen nicht versteuert werden
Einigen sich Arbeitgeber und Arbeitnehmer auf einen Zuschuss zu den Internetkosten, so muss dieser vom Arbeitnehmer nicht versteuert werden. Die Auszahlung erfolgt sowohl steuer- als auch sozialversicherungsfrei.
Der Arbeitgeber hingegen muss den Zuschuss pauschal mit 25 % versteuern. Dies geht aus § 40 Abs. 2 Satz 1 Nr. 5 EstG hervor.
Der Höchstbetrag für einen solchen steuerfreien Zuschuss liegt bei 50 Euro im Monat beziehungsweise 600 Euro im Jahr. Es ist sowohl eine monatliche als auch eine jährliche Auszahlung des Zuschusses möglich.
Arbeitnehmer sollten jedoch beachten, dass die Finanzämter die tatsächliche Höhe der Internetkosten unter Umständen prüfen. Bei dem Zuschuss in Höhe von 50 Euro handelt es sich nicht um eine Pauschale, sondern schlichtweg um einen Maximalbetrag.
Erhält der Arbeitnehmer einen monatlichen Zuschuss zu den Internetkosten in Höhe von 50 Euro und stellt sich bei einer Prüfung durch das Finanzamt heraus, dass die tatsächlichen Kosten niedriger ausfallen, kann dies rechtliche Konsequenzen, zumindest aber eine Rück- beziehungsweise Nachzahlung zur Folge haben.
Internetkosten können von der Steuer abgesetzt werden
Auch wenn Arbeitnehmer die Internetkosten im Homeoffice im Regelfall selbst tragen müssen, gehen sie nicht gänzlich leer aus. So lassen sich die Internetkosten von der Steuer absetzen.
So können 20 % der aufgewendeten Kosten in der jährlichen Steuererklärung geltend gemacht werden. Allerdings nur bis zu einem Höchstbetrag von 20 Euro im Monat beziehungsweise 240 Euro im Jahr.
Allerdings kann das Absetzen der Internetkosten zusätzlich zur Homeoffice-Pauschale erfolgen.
Erhält der Arbeitnehmer jedoch bereits einen Arbeitgeberzuschuss, können die Kosten für den Internetanschluss nicht zusätzlich von der Steuer abgesetzt werden.
Anspruch auf Zuschuss bei Heiz- und Stromkosten
Anders als bei den Internetkosten verhält es sich bei verbrauchsabhängigen Kosten. Hierunter fallen beispielsweise die Heiz- und Stromkosten im Homeoffice.
Geht der Arbeitnehmer seiner beruflichen Tätigkeit hauptsächlich oder ausschließlich im Homeoffice nach, hat dies meist zwangsläufig Auswirkungen auf dessen Energiekosten.
Arbeitgeber sind grundsätzlich verpflichtet, erhöhte laufende Kosten, die durch die Arbeit im Homeoffice entstehen, zu übernehmen. Da es nicht leicht fällt, die genauen Mehrkosten zu berechnen, empfiehlt es sich, mit dem Arbeitgeber eine Pauschale auszuhandeln.
Es sollte jedoch beachtet werden, dass dieser Anspruch erlischt, sofern dem Arbeitnehmer ein Büroarbeitsplatz im Unternehmen zur Verfügung steht.
Kann der Arbeitnehmer frei entscheiden, ob er lieber von zu Hause aus oder in den Räumlichkeiten des Unternehmens arbeiten möchte, hat er keinen Anspruch auf eine Erstattung der Energiekosten im Homeoffice.
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Arbeitsmittel müssen vom Arbeitgeber gestellt werden
Doch nicht nur Strom- und Heizkosten müssen vom Arbeitgeber bezuschusst werden, wenn der Arbeitnehmer angewiesen ist, im Homeoffice zu arbeiten.
Es besteht auch ein Anspruch auf eine Kostenerstattung bei der Anschaffung benötigter Arbeitsmittel.
Arbeitnehmern im Homeoffice müssen alle für die Tätigkeit erforderlichen Arbeitsmittel zur Verfügung gestellt werden. Prinzipiell zählt hierzu neben einer technischen Ausstattung auch die benötigte Büroausstattung, wie beispielsweise ein Bürostuhl oder ein Schreibtisch.
Natürlich ist auch die Verwendung eigenen Inventars möglich, sofern sich Arbeitgeber und Arbeitnehmer hierauf einigen.
Besteht der Arbeitnehmer darauf, dass sein Arbeitgeber die Anschaffungskosten für einen Laptop, eine Webcam oder einen Bürostuhl übernimmt, so sollte zunächst Rücksprache gehalten werden.
Arbeitgeber müssen nicht einfach eine Rechnung übernehmen, sondern können natürlich auch eigene Endgeräte oder Büromöbel zur Verfügung stellen.
