Werden Arbeitnehmer von ihrem Arbeitgeber zu Dienstreisen verpflichtet, so zählen diese prinzipiell zur Arbeitszeit des Beschäftigten. Dementsprechend können auf Dienstreisen auch durchaus Überstunden entstehen, für welche dem Arbeitnehmer eine Vergütung zusteht. Welche Zeiten und Tätigkeiten dabei gewertet werden, wann es sich um Ruhe- oder Freizeit handelt und wie Überstunden auf Dienstreisen zu vergüten sind, erfahren Sie in diesem Beitrag.

Das Wichtigste in Kürze

Sämtliche Aktivitäten, welche während der Dienstreise in einem beruflichen Kontext stattfinden, gelten als Arbeitszeit. Auch während einer Dienstreise sind die gesetzlichen Höchstarbeitszeiten von maximal 10 Arbeitsstunden pro Tag einzuhalten.

Dienstreisen sind Arbeitszeit

Dienstreisen zählen grundsätzlich zur Arbeitszeit des Beschäftigten. Ob und in welchem Umfang Reisezeiten ebenfalls zur Arbeitszeit zählen, ist sowohl von der Anweisung des Arbeitgebers als auch vom gewählten Reisemittel abhängig.

Da Dienstreisen und die damit verbundenen beruflichen Aktivitäten zur Arbeitszeit zählen, können auf einer solchen Reise durchaus Überstunden entstehen, welche der Arbeitnehmer geltend machen kann. Wie die Überstunden im Einzelnen abzugelten sind, geht im Regelfall aus dem Arbeits- oder Tarifvertrag des Beschäftigten hervor.

Grundsätzlich haben Arbeitnehmer einen Anspruch auf Bezahlung der Überstunden. Ein Freizeitausgleich muss dann gewährt werden, wenn es eine entsprechende vertragliche Vereinbarung gibt oder es die gesetzlichen Regelungen hinsichtlich der Höchstarbeitszeit erforderlich machen.

Denn auch auf Dienstreisen gilt, dass die Höchstarbeitszeiten in jedem Fall einzuhalten sind. Demnach ist eine Arbeitszeit von über 10 Stunden nicht zulässig und darf weder vom Arbeitgeber eingefordert, noch vom Arbeitnehmer geleistet werden.

Was zählt bei Dienstreisen als Überstunden?

Grundsätzlich fallen Überstunden an, sobald die vertraglich vereinbarte Arbeitszeit überschritten wird. Auch bei Dienstreisen gelten dieselben Regelungen, wie im Betrieb. Bei einer Dienstreise stellt sich jedoch die Frage, welche Zeiten und Tätigkeiten tatsächlich als Arbeitszeit gewertet werden.

Die Regelungen hierzu sind klar: Sämtliche geschäftlichen Tätigkeiten und Angelegenheit im Rahmen der Dienstreise zählen als Arbeitszeit. Dies umfasst beispielsweise Meetings und Messebesuche, berufliche Telefonate, Vorbereitungen für Termine und auch Geschäftsessen mit Kunden.

Als Ruhezeiten hingegen gelten die Zeiten, in welchen sich der Arbeitnehmer zwar auf Dienstreise befindet, jedoch nicht direkt für seinen Arbeitgeber tätig ist. Hierunter fallen beispielsweise Wartezeiten zwischen Terminen, Aufenthalts- und Übernachtungszeiten oder auch das Abendessen im Restaurant, sofern es sich nicht um ein Geschäftsessen im klassischen Sinne handelt.

Sobald der geschäftliche Teil des Tages beendet ist, beginnt die Freizeit des Arbeitnehmers. Entsprechend sind die Aufenthaltszeiten nach Feierabend im Hotel keine Arbeitszeit und es entstehen hierdurch keine Überstunden. Auch das Frühstück vor einem Termin oder die Fahrt vom Hotel zum Kunden oder zum Veranstaltungsort werden nicht als Arbeitszeit gewertet.

Fahrtzeiten können zur Arbeitszeit zählen

Unabhängig davon, ob es sich um eine Dienstreise oder einen einfachen Kundentermin handelt, kann es sich auch bei Fahrtzeiten durchaus um Arbeitszeit handeln. Entscheidend ist, mit welchem Verkehrsmittel die Anreise erfolgt, zu welchen Zeiten sie erfolgt und welche konkreten Anweisungen des Arbeitgeber erfolgen.

Erfolgt die Reise mit öffentlichen Verkehrsmitteln, ist entscheidend, ob der Arbeitnehmer während der Reisezeit auf Weisung seines Arbeitgebers berufliche Aufgaben zu erfüllen hat. Ist dies der Fall, handelt es sich bei der Reisezeit in jedem Fall um Arbeitszeit.

Steht es dem Arbeitnehmer hingegen frei, in der Reisezeit privaten Interessen nachzugehen, so handelt es sich um Ruhezeit. Dies ist auch der Fall, wenn der Arbeitnehmer eigenständig und freiwillig entscheidet, in der Reisezeit betrieblichen Aufgaben nachzukommen.

Reist der Arbeitnehmer jedoch mit einem PKW an, den er selbst lenkt, so gilt die Fahrtzeit als Arbeitszeit, sofern der Arbeitgeber angeordnet hat, dass die Anreise auf diesem Weg zu erfolgen hat oder es keine andere Möglichkeit gibt, das Reiseziel zu erreichen.

Steht es dem Beschäftigten frei, das Reisemittel selbst zu wählen und entscheidet er sich dazu, selbst mit dem PKW anzureisen, obwohl auch eine Reise mit öffentlichen Verkehrsmitteln möglich wäre, handelt es sich bei der Reisezeit hingegen um Ruhezeit.

Fahrtzeiten während der Arbeitszeit sind zu vergüten

Findet die An- und Abreise in der regulären Arbeitszeit des Arbeitnehmers statt, so ist die Reisezeit in jedem Fall zu vergüten. Findet die Reise mit einem öffentlichen Verkehrsmittel statt und ist es dem Arbeitnehmer erlaubt, während der Reisezeit privaten Interessen nachzugehen, so gilt die Reisezeit zwar nicht als Arbeitszeit im Sinne des Arbeitszeitgesetzes, doch sie ist dennoch zu vergüten.

Beispiel: Ein Mitarbeiter, dessen Arbeitstag regulär um 8 Uhr morgens beginnt, reist mit dem Zug zwischen 8 und 12 Uhr zu einer Messe. Während der Zugfahrt darf er seinen privaten Interessen nachgehen – die Reisezeit gilt daher als Ruhezeit. Anschließend nimmt er für 6 Stunden an der Messe teil und trifft sich mit einem Kunden zu einem zweistündigen Geschäftsessen.

Obwohl sich der Arbeitnehmer bereits um 8 Uhr morgens auf den Weg gemacht hat und das Geschäftsessen erst um 20 Uhr abends endet, beträgt die Arbeitszeit des Beschäftigten für diesen Tag lediglich 8 Stunden, da die Reisezeit in diesem Fall als Ruhezeit angesehen wird.

Es entstehen daher keine Überstunden und auch kein Anspruch auf eine zusätzliche Vergütung.

Vergütung von Überstunden auf Dienstreisen

Arbeitnehmer haben einen Anspruch auf Bezahlung der durch sie geleisteten Überstunden. Hierfür bedarf es keiner gesonderten Vereinbarung. Arbeitet ein Beschäftigter auf Anordnung des Arbeitgebers mehr Stunden, als vertraglich vorgesehen sind, muss diese zusätzliche Arbeitszeit entsprechend vergütet werden.

Zur Berechnung der Überstundenvergütung wird der Bruttostundenlohn des Arbeitnehmers herangezogen. Bei Angestellten mit einem Festgehalt wird dieser berechnet, indem das Bruttomonatsgehalt durch die Anzahl der vertraglich vereinbarten monatlichen Arbeitsstunden geteilt wird.

Einige Arbeits- und Tarifverträge sehen jedoch die Leistung unbezahlter Überstunden vor. Man spricht in diesem Fall von einer Abgeltung der Überstunden mit dem Gehalt. Solche Vereinbarungen sind grundsätzlich rechtskonform, sodass Arbeitnehmer unter Umständen dazu verpflichtet sind, eine gewisse Anzahl an Überstunden zu leisten, ohne dass ihnen hierfür eine zusätzliche Vergütung zusteht.

Liegt eine solche Vereinbarung vor, können auch etwaige Überstunden während einer Dienstreise bereits mit dem Gehalt abgegolten sind. Entscheidend ist jedoch, dass in der Formulierung eine konkrete Anzahl an Überstunden genannt wird, welche der Beschäftigte zu leisten hat. Übersteigt die Anzahl der tatsächlich geleisteten Überstunden die vertraglich vereinbarte Anzahl unbezahlter Überstunden, so ist die Differenz entsprechend zu vergüten.

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 Überstunden auf Dienstreisen erfassen

Während einer Dienstreise verlieren Arbeitnehmer schnell den Überblick darüber, wie viel Zeit tatsächlich für betriebliche Tätigkeiten aufgewendet wurde. Es empfiehlt sich daher für Arbeitnehmer, die Arbeitszeiten während einer Dienstreise eigenständig zu erfassen.

Dabei reicht es aus, die Termine und Aufgaben der einzelnen Tage inklusive der entsprechenden Zeiten schriftlich zu erfassen. So fällt es leichter, nach Ende der Reise nachzuvollziehen, ob und in welchem Umfang Überstunden angefallen sind.

Gleichermaßen wird es so einfacher, die angesammelten Überstunden gegenüber dem Arbeitgeber geltend zu machen.

Sofern Ihr Arbeitgeber Ihnen bislang noch kein mobiles Zeiterfassungstool zur Verfügung stellt, sollten Sie es der Einfachheit halber in Erwägung ziehen, für die Dauer der Dienstreise eine Mobile-App zur Zeiterfassung zu verwenden. So lassen sich sämtliche Aufgaben, Veranstaltungen, Geschäftsessen und Meetings mit nur wenigen Klicks minutengenau erfassen.

Überstunden durch Abendveranstaltungen auf Dienstreisen

Verpflichtet Sie Ihr Arbeitgeber während einer Dienstreise zur Teilnahme an einer Abendveranstaltung, so handelt es sich hierbei um Arbeitszeit, welche entsprechend zu vergüten ist.

Dabei ist es zunächst irrelevant, ob Sie während der Veranstaltung konkrete Arbeitsaufträge erledigen sollen, oder lediglich zum „Networking“ angehalten sind. Sobald Ihr Arbeitgeber Sie zur Teilnahme an der Veranstaltung verpflichtet, handelt es sich um Arbeitszeit.

Die Pflicht zur Teilnahme an derartigen Veranstaltung ergibt sich meist aus der Position des Arbeitnehmers beziehungsweise seiner Rolle im Unternehmen. Treten Sie im Rahmen einer Messe eine Dienstreise an, kann Ihr Arbeitgeber Sie durchaus dazu verpflichten, an weiteren Veranstaltungen teilzunehmen.

Jedoch gilt auch hier, dass die Höchstarbeitszeiten einzuhalten sind. So wäre es beispielsweise nicht zulässig, Arbeitnehmer nach einem achtstündigen Messetag noch zur Teilnahme an einer vierstündigen Abendveranstaltung zu verpflichten, da die Höchstarbeitszeit von 10 pro Tag überschritten würde.

In den meisten Fällen wird hier jedoch auf die „Flexibilität“ der Mitarbeiter gesetzt – auch wenn derart lange Arbeitstage rechtlich ausgeschlossen sind.