Arbeitnehmer haben in bestimmten Fällen ein Recht auf Sonderurlaub. Doch auch wenn ein gesetzlicher Anspruch besteht, beispielsweise nach § 616 BGB, muss der Arbeitgeber rechtzeitig und umfassend über Dauer und Grund des Nicht-Erscheinens auf der Arbeit informiert werden. Wie Sie einen Antrag auf Sonderurlaub stellen und was es dabei zu beachten gilt, erfahren Sie in diesem Beitrag.

Das Wichtigste in Kürze

Besteht ein Anspruch nach § 616 BGB oder einer gesonderten Vereinbarung (Arbeits- und Tarifverträge), können Arbeitnehmer einen Antrag auf Sonderurlaub bei Ihrem Arbeitgeber stellen. Besondere Formvorschriften sind im Regelfall nicht einzuhalten. Jedoch ist der Arbeitnehmer in der Nachweispflicht und muss den Anspruchsgrund spätestens auf Verlangen genau nachweisen.

In diesem Fällen haben Sie ein Recht auf Sonderurlaub

Es gibt eine Vielzahl von Gründen, die einen Anspruch auf eine bezahlte Freistellung von der Arbeit rechtfertigen. Die Rechtsgrundlage hierfür bildet § 616 des Bürgerlichen Gesetzbuches. Darüber hinaus können Arbeits- und Tarifverträge weitere Ereignisse definieren, die Arbeitnehmern einen Anspruch auf Sonderurlaub zusichern.

Im Wesentlichen beschränkt sich der Anspruch nach § 616 BGB auf die folgenden Ereignisse:

Rechtsgrundlage und mögliche Ausschlüsse

§ 616 BGB sichert Arbeitnehmern eine bezahlte Freistellung von der Arbeit zu, sofern der Grund für ihre Verhinderung „für eine verhältnismäßig nicht erhebliche Zeit“ erfolgt und der Arbeitnehmer „ohne sein Verschulden an der Dienstleistung verhindert wird“. Gemeinhin wird bei einer solchen bezahlten Freistellung von Sonderurlaub gesprochen.

Es ist jedoch zu beachten, dass sowohl Arbeits- als auch Tarifverträge sowie Betriebsvereinbarungen den Anspruch nach § 616 BGB nicht nur anpassen, sondern sogar gänzlich ausschließen können.

Bevor Sie sich als Arbeitnehmer in Ihrem Antrag auf Sonderurlaub auf diesen Paragrafen berufen, sollten Sie daher zunächst prüfen, ob eine der oben genannten Vereinbarungen Ihren Anspruch einschränkt oder ausschließt.

So reichen Sie Sonderurlaub ein

Ein Antrag auf Sonderurlaub sollte stets schriftlich erfolgen. Auch sollten sich Arbeitnehmer die Genehmigung des Antrags schriftlich bestätigen lassen – auch dann, wenn ein rechtlicher Anspruch auf Sonderurlaub besteht.

Zudem sollten Arbeitnehmer Sonderurlaub möglichst frühzeitig beantragen, sofern dies möglich ist. In einigen Fällen, wie beispielsweise bei einem Todesfall, ist ein kurzfristig eingereichter Antrag jedoch nicht zu beanstanden.

Das Schreiben sollte möglichst genau den Grund beschreiben, aus welchem Sie Sonderurlaub beantragen. Auch sollte der Rechtsanspruch auf die bezahlte Freistellung genannt werden. Dies kann sowohl § 616 BGB sein, als auch eine gesonderte Regelung in einem Arbeits- oder Tarifvertrag beziehungsweise einer Betriebsvereinbarung.

Arbeitnehmer sind in der Nachweispflicht und müssen auf Verlangen einen Beweis für den Anspruchsgrund darlegen. Es empfiehlt sich, den entsprechenden Nachweis dem Antragsschreiben direkt beizulegen (bspw. ein ärztliches Attest). Kann der Nachweis nicht direkt erbracht werden, sollte auch dies offen kommuniziert und die Nachreichung angekündigt werden (bspw. eine Sterbeurkunde).

Musterschreiben für den Antrag auf Sonderurlaub

Muster GmbH
Die Geschäftsleitung
Musterweg 12
12345, Musterstadt

Antrag auf Sonderurlaub

Sehr geehrte Damen und Herren,

am [DATUM] bin ich aufgrund eines Streiks an der Schule meines Kindes gezwungen, dessen Betreuung zu übernehmen. Leider konnte ich keine andere Form der Betreuung für mein Kind organisieren. Anbei übersende ich Ihnen eine Kopie des Schreibens, in welchem die Schulleitung den Streik ankündigt.

Es ist mir daher nicht möglich, am genannten Datum zur Arbeit zu erscheinen. Ich bitte Sie vor diesem Hintergrund um einen Tag bezahlten Sonderurlaub gemäß § 616 des Bür­ger­li­chen Ge­setz­buches.

Für Ihr Verständnis bin ich Ihnen sehr dankbar. Ich stehe Ihnen gerne zur Verfügung, falls Sie weitere Informationen benötigen oder eine Vertretungsregelung für den genannten Zeitraum besprechen möchten.

Mit freundlichen Grüßen

Max Mustermann

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Die Alternative: auf Kulanz des Arbeitgebers hoffen

Da es nicht unüblich ist, dass der Anspruch nach § 616 in einem Arbeitsverhältnis ausgeschlossen wird, bleibt vielen Arbeitnehmern nur übrig, auf die Kulanz ihres Arbeitgebers zu hoffen. Erfahrungsgemäß zeigen sich jedoch viele Arbeitgeber verständnisvoll, sofern ein nachvollziehbarer Grund für den Antrag auf bezahlte Freistellung vorgebracht wird.

Es empfiehlt sich in solch einem Fall, das persönliche Gespräch mit dem Arbeitgeber oder dem Vorgesetzten zu suchen. In einem Gespräch lassen sich die Gründe und Ursachen für kurzfristig auftretende Terminschwierigkeiten meist deutlich besser und umfassender darlegen, als es in einem Schreiben möglich ist.

Im Zweifelsfall können Sie statt Sonderurlaub auch eine unbezahlte Freistellung vorschlagen. In diesem Fall verzichten Sie zwar für die Dauer der Freistellung auf Ihr Arbeitsentgelt, müssen dafür jedoch keinen regulären Urlaubstag opfern

Beachten Sie jedoch, dass es sich, sofern § 616 BGB nicht anwendbar ist, um eine bloße Bitte Ihrerseits handelt. Es besteht kein Rechtsanspruch und für den Fall, dass Ihr Arbeitgeber Ihrer Bitte nicht nachkommt, bleibt es Ihnen nicht erspart, einen regulären Urlaubsantrag zu stellen.