Neben dem regulären Erholungsurlaub haben Arbeitnehmer in Deutschland in vielen Fällen einen zusätzlichen Anspruch auf sogenannten Sonderurlaub. Die gesetzliche Grundlage hierfür schafft das Bürgerliche Gesetzbuch. So haben Beschäftigte nicht nur bei Hochzeiten und Beerdigungen einen Anspruch auf eine bezahlte Freistellung, sondern unter anderem auch bei dringenden Arztterminen und betriebsbedingten Umzügen. In welchen weiteren Fällen Sie einen Anspruch auf Sonderurlaub haben, wie Sie ihn beantragen und was es dabei zu beachten gilt, erfahren Sie in diesem Beitrag.

Das Wichtigste in Kürze

Ist ein Arbeitnehmer unverschuldet verhindert, kann sich hieraus ein Anspruch auf eine bezahlte Freistellung nach § 616 BGB ergeben. Der Anspruch auf Sonderurlaub kann jedoch in Arbeits- und Tarifverträgen eingeschränkt werden. Besteht ein Anspruch nach § 616 BGB, kann ein Antrag auf Sonderurlaub durch den Arbeitgeber nicht abgelehnt werden.

Sonderurlaub: Definition und Abgrenzung

Sonderurlaub bezeichnet eine Freistellung von der Arbeit, die einem Arbeitnehmer in besonderen Ausnahmesituationen, die in seiner Person begründet sind, gewährt wird. Gemäß den Regelungen des deutschen Arbeitsrechts, insbesondere § 616 BGB, ist der Sonderurlaub für eine verhältnismäßig nicht erhebliche Dauer vorgesehen.

Typische Gründe für Sonderurlaub können ein Todesfall in der nahen Verwandtschaft, die Geburt des eigenen Kindes oder andere persönliche Umstände sein, die es dem Arbeitnehmer unzumutbar machen, seine Arbeitspflichten zu erfüllen.

Im Unterschied zum Erholungsurlaub, der als regulärer Jahresurlaub zur Erholung und Freizeit des Arbeitnehmers dient und gesetzlich festgelegt ist, tritt der Sonderurlaub in besonderen, oftmals unvorhergesehenen Situationen auf und ist nicht an die jährliche Urlaubsplanung gebunden. Er ist dennoch antragspflichtig und muss dem Arbeitgeber frühestmöglich gemeldet werden.

Rechtsgrundlage für Sonderurlaub

Die rechtliche Grundlage für Sonderurlaub ergibt sich nicht etwa aus dem Bundesurlaubsgesetz, sondern aus § 616 des Bürgerlichen Gesetzbuches.

Der zur Dienstleistung Verpflichtete wird des Anspruchs auf die Vergütung nicht dadurch verlustig, dass er für eine verhältnismäßig nicht erhebliche Zeit durch einen in seiner Person liegenden Grund ohne sein Verschulden an der Dienstleistung verhindert wird. […]

§616 BGB

Obwohl der Paragraf keine konkreten Aussagen über den Grund oder die Dauer einer Verhinderung trifft, so ergeben sich aus ihm dennoch drei Kriterien, die für einen gesetzlichen Anspruch auf Sonderurlaub zu erfüllen sind:

  1. Der Grund für die Verhinderung muss in der Person begründet sein
  2. Die Situation ist ohne das Verschulden des Arbeitnehmers entstanden
  3. Die Dauer der Verhinderung ist nicht erheblich

Wer hat Anspruch auf Sonderurlaub?

Prinzipiell hat jeder Arbeitnehmer in Deutschland einen Anspruch auf eine bezahlte Freistellung nach § 616 BGB. Es ist jedoch zu beachten, dass der Paragraf dispositiv ist. Er kann also im Rahmen von Arbeits- und Tarifverträgen sowie Betriebsvereinbarungen abgeändert oder ausgeschlossen werden.

Es ist demnach zulässig, einen Anspruch auf Sonderurlaub nach § 616 BGB einzuschränken oder vollständig auszuschließen.

Beschäftigte sollten daher zunächst prüfen, ob ihr Arbeits- oder Tarifvertrag oder eine Betriebsvereinbarung ihren Anspruch auf Sonderurlaub einschränkt oder ausschließt.

So gelten beispielsweise im TvÖD gesonderte Bedingungen. Im Rahmen des TVöD werden sowohl die genauen Anlässe definiert, die einen Anspruch auf Sonderurlaub rechtfertigen, als auch die Dauer der jeweiligen Freistellung.

Zu erwähnen ist, dass der Anspruch nach § 616 BGB, sofern er Anwendung findet, für jeden Arbeitnehmer unabhängig von dessen Beschäftigungsverhältnis gilt. Das bedeutet, dass sowohl Voll- und Teilzeitangestellte, als auch Minijobber, Aushilfen, geringfügig Beschäftigte und Auszubildende einen Anspruch auf bezahlte Freistellung geltend machen können.

Gründe für Sonderurlaub

Nachfolgend finden Sie eine Übersicht der gängigsten Gründe für Sonderurlaub. Beachten Sie, dass Sie zunächst Ihren Arbeits- und Tarifvertrag auf etwaige Einschränkungen oder Ausschlüsse hin untersuchen sollten.

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Sonderurlaub muss beantragt werden

Auch wenn ein rechtlicher Anspruch auf Sonderurlaub aus einem der oben genannten Gründe besteht, so ist dieser dennoch in jedem Fall genehmigungs- beziehungsweise meldepflichtig.

Arbeitnehmer sollten möglichst frühzeitig Sonderurlaub beantragen und ihren Arbeitgeber um eine Freistellung bitten. Hierbei ist in jedem Fall der Grund, welcher die Freistellung notwendig macht, anzugeben.

Arbeitnehmer sind in der Nachweispflicht

Beachten Sie zudem, dass Sie als Arbeitnehmer in der Nachweispflicht sind und Ihrem Arbeitgeber auf Verlangen einen Nachweis über den Grund der Freistellung vorlegen müssen.

Bei der Geburt eines Kindes kann das beispielsweise die Geburtsurkunde oder im Falle einer Beisetzung die Todesanzeige des Verstorbenen sein.

Erfolgt eine Freistellung aus gesundheitlichen Gründen oder aufgrund eines akut notwendigen Arztbesuchs, sollten Sie sich Datum und Dauer des Termins schriftlich vom behandelnden Arzt bestätigen lassen.

Bezahlung während des Sonderurlaubs

Grundsätzlich haben Arbeitnehmer im Fall von Sonderurlaub einen Anspruch auf Fortzahlung ihres Gehalts. Ausnahmen können sich jedoch auch hier im Rahmen von Arbeits- und Tarifverträgen ergeben.

Auch wenn § 616 BGB keine genaue Höchstdauer der bezahlten Freistellung vorgibt, ist davon auszugehen, dass diese höchstens einige Tage andauern kann. Ist der Arbeitnehmer länger verhindert, besteht unter Umständen zwar immer noch ein Anspruch auf Freistellung, jedoch in der Regel ohne eine Lohnfortzahlung.

Dürfen Arbeitgeber Sonderurlaub ablehnen?

Ein Antrag auf Sonderurlaub kann durch den Arbeitgeber abgelehnt werden, wenn der Anspruch nach § 616 BGB ausgeschlossen oder eingeschränkt wurde.

Enthalten weder der Arbeits- oder Tarifvertrag noch die Betriebsvereinbarung eine Klausel, welche den Anspruch des Arbeitnehmers nach § 616 BGB ausdrücklich beschränkt oder ausschließt, so kann der Antrag auf Sonderurlaub prinzipiell nicht abgelehnt werden.

So viele Sonderurlaubstage stehen Ihnen zu

Die Dauer des Sonderurlaubs richtet sich in erster Linie nach dem Grund der Freistellung. So können Arbeitnehmer bei einem Todesfall in der Familie abhängig vom Verwandtschaftsgrad zwischen 1 und 3 Tage Sonderurlaub zustehen. Für die eigene Hochzeit steht Arbeitnehmern dagegen pauschal 1 Sonderurlaubstag zu.

Die üblicherweise gewährte Dauer der Freistellung je nach Freistellungsgrund können Sie der nachfolgenden Übersicht entnehmen.

GrundDauer
ArztbesuchDauer des Termins inkl. Wegezeiten
Beerdigung1 bis 3 Tage
Behördengänge Dauer des Termins inkl. Wegezeiten
Betreuung eines KindesHöchstens 10 Tage pro Jahr
Betreuung eines kranken KindesHöchstens 10 Tage pro Jahr
Betriebsbedingter Umzug1 bis 2 Tage
BewerbungsgesprächDauer des Termins inkl. Wegezeiten
Erfüllung staatsbürgerlicher PflichtenDauer der Tätigkeit inkl. Wegezeiten
Geburt eines Kindes1 Tag für Väter
GerichtsterminDauer des Termins inkl. Wegezeiten
Hochzeit1 Tag
Pflege eines AngehörigenBis zu 10 Tage
Öffentliches EhrenamtDauer der Tätigkeit inkl. Wegezeiten

Auswirkungen auf den Jahresurlaub

Sonderurlaub ist grundsätzlich unabhängig vom regulären Erholungsurlaub des Beschäftigten zu gewähren. Sonderurlaubstage werden dementsprechend nicht auf den Urlaubsanspruch des Arbeitnehmers angerechnet.

Unbezahlte Freistellung als Alternative

Besteht kein Anspruch auf Sonderurlaub nach § 616 BGB oder ergibt sich aus dem Verhinderungsgrund kein Rechtsanspruch auf eine bezahlte Freistellung, so können Arbeitgeber und Arbeitnehmer alternativ eine unbezahlte Freistellung vereinbaren.

Es besteht jedoch kein allgemeiner rechtlicher Anspruch auf eine unbezahlte Freistellung, sodass Arbeitnehmer grundsätzlich auf die Kulanz und das Verständnis ihres Arbeitgebers angewiesen sind.

Prinzipiell ist es jedoch möglich, einen Anspruch auf unbezahlte Freistellung im Rahmen von Arbeits- und Tarifverträgen sowie Betriebsvereinbarungen festzulegen.